Je online productiviteit verhogen. Tien tips van een ervaren online ondernemer.

Het werkelijke succes van online ondernemen is zo veel mogelijk doen in zo min mogelijk time. En om dat mogelijk te maken is je online productiviteit verhogen wel één van de belangrijkste factoren.

Wat is het probleem?

Vandaag de dag leven we online. Misschien heb je toen COVID uitbrak jouw werkplek thuis goed ingericht. Je heb goede afspraken gemaakt met je huisgenoten, dat ze je niet storen. Jij en je partner zorgen ervoor, dat je kinderen niet spontaan jouw werkruimte inlopen om jou hun ‘laatste tekening’ te laten zin.

En toch gaat er iets mis. Ondanks je al dan niet gesubsidieerde investeringen in jouw ’thuiswerkplek’ heb je het gevoel, dat je op de ‘werkplek’ niet aan werken toekomt. Wat kan je daar aan doen.

En laat mij je dit vertellen. Voor mij was dit jarenlang een probleem. Ik ken en herken jouw uitdaging en in de komende tien tips hoop ik je te helpen, zodat je online productiviteit verhogen geen ‘probleem’ meer zal zijn, maar een uitdaging, die we samen goed hebben overwonnen.

1. Staar niet steeds uit het raam! Je bent toch geen ambtenaar!

Ik kan me werkelijk niet meer herinneren wie het zei en in welke show, maar in de vorige eeuw (ouch, dat geeft me echt een oud gevoel) had of Youp van’t Hek of Freek de Jonge een conference over een sex werker die een ambtenaar wilde helpen een hoogtepunt te bereiken. Hoe wist de conferencier dat de klant een ambtenaar was? Omdat de sex werker iedere tien minuten moest zeggen ‘Staar niet steeds uit het raam’.

Jouw perfecte werkplek heeft een groot raam met veel licht. Maar dat raam is achter je of opzij. Niet voor je. Want wanneer jouw meest interessante uitzicht voor je is, ben je geneigd hierdoor afgeleid te worden.

2. Een goede stoel – en tafel

Ik durf mijn bureaustoel niet echt op een foto te zetten. Want de bekleding is inmiddels totaal versleten. Maar het is nog steeds een geweldige stoel.

Zelf zit ik (soms meer dan) acht uur per dag op deze stoel. Ik wil dus goed zitten. Een aantal jaren geleden was ik in de gelukkige omstandigheden om een bureaustoel met een adviesprijs van 1500 euro te kunnen kopen voor slechts 200 euro. Gebruikt, maar nog steeds in een prima conditie destijds.

Ik zit nog steeds op dezelfde stoel wanneer ik werk. Inmiddels was her een flinke ‘scheur’ ontstaan in de zitplek en die heb ik met een stuk duct tape kunnen ‘repareren’. Maar de stoel zit nog perfect, en aangezien ik geen ‘ogen in mijn gat’ heb, zoals mijn overleden vader zou zeggen, heb ik geen problemen met de duct tape.

Samen met de stoel kocht ik een in hoogte verstelbare bureautafel.

Er zijn allerlei ‘regels’ over de ‘ideale werkhoogte’, maar jouw ideale werkhoogte kan daarvan verschillen.

In de afgelopen jaren heb ik mijn ideale werkhoogte weten te vinden.

3. Een VASTE werkplek

Jarenlang was ik een complete ‘laptop fanaat’. Ik dacht dat mijn online productiviteit verhogen direct gekoppeld was aan ‘overal kunnen werken waar ik wil’.

En ondanks dat er enige relatie is, is het absoluut niet waar, dat er een soort of regel zou zijn.

Een flexibele werkplek heeft zijn voordelen. Toen ik nog in Apeldoorn woonde ging ik regelmatig met mijn laptop naar ‘Klein Berlijn‘. Een geweldige werkplek.

En aangezien mijn werkplek toch mobiel was, wat verhinderde mij te werken in de slaapkamer, sauna (ok, het vochtniveau was een slecht idee) of de eettafel?

Eigenlijk niets. Maar ik merkte toch, dat mijn productiviteit minder was dan op mijn huidige werkplek.

Laat mij mijn huidige werkplek beschrijven.

Ik woon op dit moment in een deel van een groot pand met een voormalige agrarische bestemming, maar nu de plek waar zes ondernemers hun woon- en werkplek hebben. Mijn woonruimte en mijn werkruimte zijn gescheiden. Mijn werkruimte is ongeveer 70% van mijn totale woonruimte. Vergeet niet, dat ik ook een ’trainingruimte’ heb die voor COVID zes tot acht cursisten kon ontvangen.

Ik werk normaliter in mijn ‘studio’. Een ruimte van 5×8 vierkante meter, waar ik cursusvideo’s kan maken en in een hoekje lekker kan werken.

De ruimte is goed verlicht met daglicht TL buizen.

En in mijn werkhoekje in mijn studio heb ik een desktop computer. De werkplek is een in hoogte verstelbaar bureau. Mijn bureaustoel heeft een huidige winkelwaarde van 1500 euro, ware het niet dat de duct tape toch de waarde wat verlaagd. Maar wanneer ik op de stoel zit, ziet niemand het.

Ik heb drie beeldschermen aangekoppeld aan mijn desktop. Twee beeldschermen gebruik ik dagelijks en het derde beeldscherm -eigenlijk een 40″ televisie scherm staat uitsluitend aan, wanneer ik de resultaten van gemonteerde video wil bekijken.

4. Gebruik twee schermen!

Een voordeel van een vaste werkplek is ook, dat je met meerdere schermen kan werken. Oorspronkelijk ben ik met twee schermen begonnen, omdat dit makkelijks is bij het monteren van video, maar al snel merkte ik, dat het ook andere voordelen biedt. Wanneer ik bijvoorbeeld aan de website van een klant werk. Op één scherm kijk ik naar de site en op het andere scherm werk ik in de back end van WordPress of -als ik een thema of plugin voor die klant maak- in mijn favoriete code editor.

Ook wanneer ik bezig ben cursusmateriaal te ontwikkelen, is het verdraaide handig en ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen om met maar één scherm te werken. Ik heb al maandenlang geen laptop meer aangeraakt.

Enkele tips bij het werken met twee schermen. Neem liefst tweemaal hetzelfde merk en model. En ook ze ook het liefst gelijktijdig. Zelf heb ik twee uitstekende Iiyama 24″ schermen en beide schermen zijn theoretisch hetzelfde model. Tussen het kopen van beide schermen heeft echter ruim een jaar gezeten en de instelmogelijkheden van beide schermen verschillen helaas. Het heeft mij behoorlijk wat tijd en energie gekost om beide schermen qua contrast, kleuren etc op één lijn te krijgen, ondanks het feit, dat het 2x hetzelfde scherm zou moeten zijn.

Ook al is het modelnummer hetzelfde, soms zijn er kleine veranderingen over de jaren, die zich niet terugvertalen naar het modelnummer.

5. Ga niet multi-tasken

Mannen zijn er niet zo goed in, maar vrouwen kunnen prima multi-tasken zegt men. Apekool! Multi-tasken verlaagd de productiviteit en geloof me of niet, je wordt er zelfs dommer van!

Probeer liever zoveel mogelijk afleiding te vermijden. Laat je telefoon niet ‘bliepen’ bij iedere like die je hebt gekregen op de zojuist geposte foto van je muesli ontbijtje en probeer niet iedere keer je mail te lezen, wanneer jouw mailprogramma vertelt, dat er een nieuwe mail is. Sterker nog… zet die notificaties allemaal uit als je aan het werk bent.

Check je mail het liefst tussen twee taken, niet tijdens een taak.

6. Vermijd interrupties

Probeer ook je klanten op te voeden. Ik heb twee telefoonnummers. Het ene nummer zie je op de website en dat kan wel of niet naar mij toegaan. Soms staat het ook doorgeschakeld naar een antwoorddienst. Het andere nummer hebben alleen mijn klanten. En dat nummer komt wel altijd direct bij mij terecht.

Maar mijn klanten weten ook, dat ik het liefst een belafspraak maak. Dat is voor ons allebei beter. Zo storen zij mij zelden tijdens mijn activiteiten, en ik hen niet, op het moment dat ik terugbel. Wanneer we bellen, weten we, dat we tijd voor elkaar hebben.

7. Doe de ramen dicht!

Oftewel, ‘close your windows’. Eén van mijn eigen grootste problemen, en ik weet dat ik niet de enige ben die hier moeite mee heeft, is dat ik teveel windows van mijn internet browser open heb staan. Het is zo makkelijk om ‘even een nieuwe tab’ te openen. Maar zorg ervoor, dat je er niet te veel open hebt staan. Om een aantal heel goede redenen.

Je raakt het overzicht kwijt

Met veel open vensters raak je al snel het overzicht kwijt. Want het is zo makkelijk om ‘nog even een venster te openen’. Maar het is mij al meer dan eens overkomen, dat ik wanneer ik bijvoorbeeld met WordPress werk één venster open hebt staan voor de voorkant van de website. In een ander venster werk ik aan een pagina en wellicht in een derde venster ben ik bezig met plugin instellingen of andere zaken. Kortom, minimaal 3 vensters open.

Kijk ik nu naar een pagina, dan is het zo makkelijk om op die pagina direct in de zwarte balk te klikken op ‘Pagina bewerken’. Nu wordt de editor geladen in het venster waar zojuist de pagina nog getoond werd. Ik pas het een en ander aan en klik op ‘voorbeeld’. Het voorbeeld wordt in een nieuw venster geopend. Dus in plaats van drie, heb ik nu al vier tabs open voor WordPress.

Op een gegeven moment heb ik verschillende schermen, allemaal met eenzelfde ‘FavIcon’ in de tab… om de juiste te vinden, moet ik op verschillende tabs klikken.

Je computer reageert trager

Iedere open tab kost een hoeveelheid geheugen. En binnen no time heb je het grootste deel van je werkgeheugen gevuld met allerlei informatie in tabs, die je waarschijnlijk niet eens meer gaat gebruiken, want heb je die informatie nodig, dan ben je mogelijk meer geneigd om gewoon weer een nieuwe tab te openen, dan op zoek te gaan naar een tab ‘waar je die info ook al weer had’.

Met als gevolg, dat er nog meer open tabbladen bijkomen en je computer nog trager wordt.

Door dit ’trager worden’ duurt het ook langer voor er wordt gereageerd op kliks op andere tabbladen… waardoor het heen en weer zoeken alleen maar nog irritanter wordt.

Je laptop gaat minder lang mee

Bij meer geheugengebruik gaat je computer ‘swappen’. De inhoud van geheugenblokken die langer niet in gebruik zijn wordt weggeschreven naar je harddisk (of je SSD schijf) en wordt vrijgemaakt voor nieuwe taken. Dat kost tijd. En bij een harddisk moet de schijf ook fysiek in beweging komen… daar wordt warmte bij ontwikkeld.

Je laat je computer dus eigenlijk heel hard werken. En bij een desktop met een grote behuizing en goede koeling is dat geen probleem, maar een laptop, met een kleinere behuizing en minder sterke koeling, zal al snel ‘warm’ worden. Reken erop, wanneer jouw laptop ‘warm’ aanvoelt, is de CPU, het hart van je laptop al bloedheet. En daar kunnen ze echt niet tegen. Op termijn zal dit leiden tot onverklaarbare plotselinge vast lopers van het hele systeem.

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar productiviteit en ‘aantallen open windows’. Hierbij bleek dat -afhankelijk van de aard van het onderzoek- mensen met ‘weinig open vensters’ ongeveer 20-50% meer productief zijn dan mensen die tientallen -of niet meer- vensters open hebben staan.

Ben je klaar met je taak? Sluit gewoon het venster.

8. Staar je niet blind

Toen ik pas begon met WordXPression was één van mijn grootste problem was tijd verliezen aan -achteraf- kleine problemen. Het maakt niet uit wat je doet, maar soms heb je van die situaties, waarin iets niet lijkt te werken zoals jij dacht dat het moest.

En daar kan je makkelijk letterlijk uren aan besteden omdat je blijft geloven, dat je er ‘bijna bent’.

Mijn persoonlijke ervaring is, dat wanneer ik drie keer denk er ‘bijna’ te zijn, ik nog steeds mijlenver weg ben. Ik kan dan twee dingen doen. Besluiten dat ik het probleem morgen opnieuw op pak maar voor vandaag verder ga met mijn andere geplande activiteiten, of besluiten dat ik een expert inhuur om dit probleem op te lossen.

Mijn tijd is kostbaar. Mijn online productiviteit verhogen betekent ook ‘loslaten’ en ‘delegeren’. Wanneer je een zelfstandige ondernemer bent, is dat soms moeilijk, omdat je toch zelfstandig wilt zijn. Maar in de praktijk bespaart het je soms uren of dagen tijd wanneer je leert je uitdagingen los te laten. Voor even (ik doe het morgen) of structureel (ik besteed het uit).

En dat kan twee kanten op werken. Ik lever white label diensten aan andere WordPress professionals via de WordXPression Support Strippenkaart voor de problemen waar zij geen oplossing voor hebben. En soms huur ik de expertise van een andere WordPress professional in, wanneer mijn kennis even tekort schiet.

9. Onderzoek ‘productivity tools’

Om je taken uit te voeren, heb je gereedschappen nodig. Mijn oom Dick (inmiddels overleden) was ‘scheepsbeschieter’. En mocht je denken, dat hij een soort ‘Jack Sparrow’ was, een piraat die andere schepen aanviel, heb je het toch echt mis. Een ‘scheepsbeschieter’ is iemand die het ‘beschot’ (houtwerk) aan boord van een schip verzorgt. En toen hij wat ouder en meer ervaren werd, leerde hij andere mensen het vak.

Toen hij eenmaal gepensioneerd was, vond hij het prachtig om andere mensen over zijn vak te vertellen wanneer hij hun hielp met klussen in huis.

Oom Dick heeft mij onder meer geholpen met het leggen van laminaat in mijn woonkamer van een vorige woning. Dat deed hij helemaal gratis, als je tenminste bereid was zijn lessen te horen. Hij legde mij uit waarom mijn zaag van de Praxis ‘leuk was’ om een plank door te zagen, maar niet voor serieus zaagwerk. En waarom er van alles mankeerde aan mijn Gamma hamer en mijn Karwei schroevendraaier set.

Goed gereedschap is belangrijk. En wanneer je jouw online productiviteit wilt verhogen, is het ook belangrijk over goed online gereedschap te beschikken.

Zelf heb ik in de afgelopen jaren heel wat ‘goed online gereedschap’ gescoord in de ‘aanbiedingen bak’ van AppSumo. AppSumo is een site waar je heel wat online productiviteits- en marketingproducten kan kopen voor een -zeer tijdelijk- belachelijk lage prijs. En als het je niet bevalt, kan je het binnen twee maanden altijd annuleren en krijg je een totale refund.

Maar behalve die ‘aanbiedingenbak’ is er ook een aantal goede online gereedschappen die ik je in ieder geval aan zou bevelen.

• Een goede manier om jouw site updates te testen voor je ze werkelijk doorvoert op je site. Dit heb ik besproken in mijn artikel over staging plugins.
• Tools om te begrijpen wat je site doet. Veel mensen steken enorm veel tijd in activiteiten in social media of wat dan ook zonder werkelijk te weten wat het resultaat is. In her verleden heb ik meer dan eens geschreven hoe je het best je resultaten kan meten.
• Online boeking systemen. Wanneer jouw klant online consults kan boeken, hoef jij deze niet per email of telefoon te woord te staan.

10. Besteed de activiteiten uit die je niet leuk vind, of je niet zelf kan doen.

Mijn eerste ‘grote’ investering waar ik mee begon toen WordXPression een beetje begon te lopen was een schoonmaakster. De tweede was een boekhouder.

En inmiddels heb ik veel meer dagelijkse, wekelijkse of andere periodieke taken uitbesteed aan mensen die het veel beter kunnen dan ik. Dat kunnen ‘grote’ taken zijn als een belastingaangifte, maar ook kleine taken als het doen van boodschappen.

Voor de COVID crisis ging ik iedere dag boodschappen doen. Kostte mij ongeveer een uur. Omdat ik ‘risicogroep’ ben vermijd ik zoveel mogelijk winkels en laat mijn boodschappen thuisbezorgen. En omdat dit dagelijks niet haalbaar is, gebeurd dat wekelijks.

Resultaat is dat ik éénmaal per week mijn boodschappen plan en deze netjes thuis geleverd krijgt. Bespaart mij 6 uur per week. Dat is bijna een werkdag.

Tel daar de boekhouding en schoonmaken bij op en ik denk dat ik wekelijks 10 uur bespaar op activiteiten die ik niet leuk vind om te doen. Wanneer je dat vergelijkt met mijn uurtarief en de kosten die ik betaal voor deze diensten, dan brengen deze 10 bespaarde uren mij wekelijks 300-500 euro op.

Heb jij op deze manier wel eens nagedacht over de uren die jij kan besparen?

En je kan nog meer besparen…

Mijn vader had als gevleugelde gezegde, dat ieder mens het recht had op het maken van hun eigen fouten. En hoewel ik het daarmee grotendeels eens ben, hoop ik zelf ook minder fouten te kunnen maken door te leren van de ervaring van anderen.

En dat is precies waar de WordXPression blog jou mee helpt. Het voorkomen van de voor de hand liggende fouten. Maar ik help je nog met veel meer, wat ik vertel je niet alleen hoe je het niet moet doen, maar ook hoe je het wel kan doen. En dat gebaseerd op ruim 10 jaar ervaring.

Profiteer van de kennis die ik maar al te graag met je wil delen en schrijf je in voor de nieuwsbrief onder aan deze pagina, of abonneer je op de ‘browser push berichten’. Dat kan je doen door op de rode bel links onder op de pagina te klikken en de instructies te volgen.

Jij verdient beter. Ook financieel!