De kracht van formulieren in WordPress

Formulieren in WordPress: Voorkom digitale ambtenarij!

Ik ben mijn loopbaan als werkende Nederlander begonnen mij het Arbeidsbureau Rotterdam. Het is inmiddels al weer heel wat jaartjes terug, maar de grappigste herinneringen heeft denk ik iedereen aan zijn eerste serieuze baan. Wat mij vooral verbaasde was de enorme hoeveelheid formulieren: Ieder formulier begon met de letters AV… en dan een volgnummer. En ik weet mij nog goed te herinneren, dat het formulier wat ik het meest moest gebruiken het formulier AV-345, Aanvraag Maatregel Langdurig Werklozen, was. Driehonderdvijfenveertig formulieren! Een indrukwekkend aantal. Op de afdeling zelf hadden we een ‘interne grap’… het formulier AV-666 : Verzoek tot vrijstelling van het invullen van formulier AV-667.

Het is dan ook geen wonder dat de meeste Nederlanders wars zijn van alles wat met formulieren te maken heeft. We associëren het met bureaucratie en ambtenarij. Wanneer ik het met een klant heb over het plaatsen van een WordPress contactformulier op de contactpagina, hebben sommige klanten hier weerstand tegen. Vaak ontstaan door de associatie bureaucratie.

Toch kunnen formulieren in WordPress heel efficiënt zijn. En niet alleen als iemand iets wil bestellen! Laten we eens kijken naar het contactformulier.

Direct beschikbaar

Als ik een website bezoek en contact op wil nemen met het bedrijf achter de website, doe ik dat altijd het liefst per email. Ik heb dan rustig de tijd om mijn vraag te formuleren en hoef niet lang te wachten. Bovendien als het bedrijf achter de website een ZZP-er is, weet ik zeker, dat ik hem bereik op een moment dat het hem ook past om te antwoorden. Al mijn email loopt via GMail, alles staat online en niet lokaal. Heel handig, omdat ik bij de vervanging van een computer mij geen zorgen hoef te maken over het overzetten van mijn correspondentie.

Het enige wat iets minder handig is, is dat een ‘mailto’ link, de link waarmee op een webpagina je mailprogramma geopend wordt en alvast het juiste email adres voor de geadresseerde wordt geplaatst, niet werkt. Steeds meer mensen hebben toegang tot hun mailbox via webmail in plaats van via lokale applicaties. Persoonlijk stel ik het dus zeer op prijs, wanneer ik kans krijg een ‘contactformulier’ in te vullen, in plaats van een adres te moeten kopieren, naar mijn eigen webmail programma.

Het juiste adres

Met een ZZP-er maakt het weinig uit: De mail komt altijd bij de juiste persoon. Maar bij een wat groter bedrijf kan de ‘contactpagina’ wel eens een labyrint van keuzemogelijkheden worden. Nog niet zo gek lang geleden bezocht ik een pagina met een tekst als de volgende:

E-Mail contact:

Afdeling Verkoop : verkoop@zomaareendomein.nl
Afdeling Service : service@zomaareendomein.nl
Afdeling Support: support@zomaareendomein.nl
Afdeling Financien: finance@zomaareendomein.nl
Afdeling Klantencontacten: customercare@zomaareendomein.nl

en zo ging die lijst nog enkele adressen door. Even los van de vraag of ik voor mijn vraag nu support, service of customercare nodig zou hebben, is dit natuurlijk de beste manier om ervoor te zorgen, dat alleen sterk gemotiveerde klanten (dus klanten met een serieuze klacht) jou mail zullen sturen. Wellicht dat het een strategische keuze was van die onderneming, maar de meeste bedrijven willen graag dat een email bericht snel op de juiste plaats is. Wat is er dan makkelijker, dan een keuzelijst te geven met bijvoorbeeld de volgende opties:

• Ik heb een vraag over een factuur
• Ik ben een nieuwe klant
• Ik heb een vraag over een product
• Ik heb een andere vraag

en het formulier automatisch naar de juiste persoon of afdeling door te sturen. Nog een aardig voorbeeld: Op de oorspronkelijke website van een vereniging waar ik een website voor bouwde, stonden op de contactpagina de mailadressen van alle bestuursleden. Met als opmerking : ‘Indien u een bericht stuurt, wilt u dan altijd een ‘CC’ aan de secretaris sturen? Even los van de vraag of iedereen weet wat een CC is (voor de meesten waarschijnlijk wel bekend), vraag je hier extra aandacht en inspanning van een bezoeker. Hoeveel makkelijker zou het zijn, om een webformulier direct naar de juiste personen te laten versturen?

Listbuilding

Maar het belangrijkst is eigenlijk, dat het niet hebben van een contactformulier jou een kans ontneemt om met de bezoeker in contact te blijven! Op mijn contactformulier kun je als laatste opgeven, dat jij mijn nieuwsbrief en het gratis e-boek wilt ontvangen. Ik maak het zelden mee, dat mensen dit niet willen! Dus dat betekent, dat iedere keer, dat een nieuwe bezoeker mij een vraag stelt, ik met die bezoeker in contact blijf via mijn nieuwsbrief. Maar dat betekent ook, dat die bezoeker mijn gratis e-boek ontvangt, waardoor hij beter weet, wat ik voor hem kan betekenen! En geloof mij. Dat heeft mij meer dan eens klanten opgeleverd. Zou dat ook allemaal gebeurd zijn, als ik jou alleen mijn email adres had opgegeven? Vast niet!

Samenvattend

Een contactformulier is geen ‘bureaucratie’, het is geen formulier omwille van het formulier. Het is een manier om op eenvoudige manier een boodschap door te geven aan de juiste persoon. En daar vaart iedereen wel bij!

De functionaliteiten om een bericht ‘aan de juiste persoon’ door te sturen of vanuit een contactformulier een directe koppeling naar je autoresponder te maken vind je niet in iedere formulierenplugin voor WordPress terug. Zelf gebruik ik GravityForms hiervoor, de de-facto formulierenplugin voor WordPress.

GravityForms is de de facto standaard voor webformulieren voor WordPress. Wil jij alles uit GravityForms halen, wat er in zit? Meld je dan aan voor de training ‘Webformulieren met GravityForms‘. En je raadt het al. Ook hiervoor moet je een formulier invullen.