Invoice Ninja – Een andere manier van Factureren

invoice ninja

Factureren is een essentieel onderdeel van ondernemen. Een goede facturatiesoftware kan je veel tijd en frustratie besparen. Zelf gebruik ik al jaren hetzelfde programma naar alle tevredenheid. Invoice Ninja. Toen het programma echter van versie 4 naar versie 5 ging, moest ik mij toch wel even afvragen, of ik die stap ook wilde maken, omdat tussen versie 4 en 5 de complete onderliggende structuur gewijzigd werd. En het converteren van de oude bestanden toch wel de benodigde voeten in de aarde had.

Nadat ik Invoice Ninja 5 voor twee klanten had geïnstalleerd zag ik toch in, dat deze nieuwe versie van het programma heel wat meer te bieden had dan zijn voorganger en heel recent ben ik dus overgestapt van Invoice Ninja 4 naar versie 5. Want eigenlijk heeft dit programma voor de zelfstandige ondernemer en kleine bedrijven toch wel heel wat leuke dingen onder de motorkap.

Wat is Invoice Ninja?

Invoice Ninja is een open-source facturatiesoftware die ondernemers helpt bij het beheren van facturen, offertes, betalingen en uitgaven. De software is ontworpen om een breed scala aan bedrijfsprocessen te automatiseren, zoals periodieke facturatie, betalingen via online betaalgateways en het bijhouden van projecturen.

Het bijzondere aan Invoice Ninja is dat het in de kern een ‘headless’ toepassing is. Dit betekent dat de backend en frontend gescheiden zijn, waardoor je verschillende frontends kunt gebruiken om met het systeem te werken. De web-frontend is geschreven in React, terwijl de desktop- en mobiele apps zijn gebouwd met Flutter, maar in principe kan je via de uitgebreide API van Invoice Ninja met vrijwel ieder systeem communiceren.

Op die manier heb je altijd ‘jouw’ factureringsprogramma bij de hand: Op je telefoon, op je laptop, op je desktop en wanneer je die allemaal niet bij de hand hebt, kan je nog steeds inloggen via je webbrowser.

Wat echter ook heel aardig is, is dat dit programma ook integreert met WordPress en WooCommerce. En hoe dit gebeurt, vertel ik je later in deze blogpost.

Een diepe duik in Invoice Ninja

Invoice Ninja biedt een breed scala aan functies die ondernemers helpen hun financiële administratie efficiënter te beheren. Enkele van de belangrijkste mogelijkheden zijn

Bedrijven (Companies)

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Invoice Ninja is bedoeld voor de administratie van zelfstandige ondernemers en kleine bedrijven. Dat wil natuurlijk niet zeggen, dat deze bedrijven ook zelf die administratie moeten doen. Wanneer ze deze hebben uitbesteed aan een boekhouder, administratiekantoor of virtual assistant, dan kan deze partij heel goed de administratie van meerdere bedrijven bijhouden in één instantie van Invoice Ninja. Binnen het programma is het namelijk mogelijk om meerdere bedrijven te definiëren, en al deze bedrijven vormen gescheiden administraties.

Facturatie en offertes

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Van een programma met de naam ‘Invoice Ninja’ verwacht je natuurlijk dat je minimaal facturen kan versturen. En dat is ook mogelijk. Met Invoice Ninja zelf komt al een groot aantal templates mee, en vind je die onvoldoende, dan kan je altijd nog een template aanpassen, of er één van de grond af aan opbouwen. Heb je een offerte uitgebracht, en wil je die in een factuur omzetten, kan dit in één muisklik.

Het enige wat ik zelf een tekortkoming vond in de facturen module in versie 4, is dat het niet mogelijk is om per regel een korting op te geven. Dit is natuurlijk wel in de omschrijving te verwerken (en dat deed ik dan ook), maar voor het overzicht is het altijd aardig om de korting ook zichtbaar in de berekeningen te hebben. Gelukkig is dat in versie 5 opgelost.

Het is wel mogelijk om een korting op de totale factuur op te geven (percentage of vast bedrag).

Ook is het mogelijk terugkerende facturen aan te maken, waarbij periodiek een factuur aan je klant wordt verzonden. Indien de betaalmethode het toestaat, kan je ook ‘autobilling’ aanzetten, waardoor het ook nog eens automatisch geïncasseerd wordt.

Klanten

Invoice Ninja - Klanten

Wanneer je facturen hebt, is het natuurlijk ook altijd fijn om klanten te hebben om de facturen heen te sturen. Vanuit het klantenscherm heb je een overzicht van alles wat er betrekking heeft op die klant. Ook is het mogelijk meerdere contactpersonen bij één klant te hebben en een factuur wel of niet aan meerdere contactpersonen toe te sturen.

Producten

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Het is ook mogelijk om in het systeem je producten op te nemen, zowel de fysieke producten als virtuele producten. Het is mogelijk om voorraadbewaking in te stellen. In dat geval krijg je een notificatie als de voorraad laag is.

Projecten

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Wanneer je bedrijf projectmatig werkt, is het ook mogelijk de administratie van het project bij te houden. Voor alle duidelijkheid, het is geen project planning systeem, maar heeft uitsluitend betrekking op urenregistratie en kostenadministratie.

Taken

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Hier kan je de tijd die je aan een opdracht gewerkt hebt bijhouden. Voor Chrome is er bovendien een extensie, waar je direct je tijd kan schrijven vanuit je browser. Ideaal voor mensen die hoofdzakelijk online werken.

Leveranciers

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

Het bijhouden van je leveranciers van goederen en diensten

Inkooporders

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

De inkooporders voor je leveranciers

Uitgaven

invoice ninja | Invoice Ninja - Een andere manier van Factureren

En hier kan je je uitgaven bijhouden en linken aan klanten en projecten

Kortom, binnen Invoice Ninja vind je vrijwel alles wat je nodig hebt voor je financiële administratie.

Integratiemogelijkheden

Ik begon dit verhaal met de opmerking dat Invoice Ninja een headless applicatie is. En dat maakt dat je feitelijk alles wat je kan doen met de ‘standaard web app’ ook kan doen vanuit iedere andere applicatie.

Integratie met WordPress en WooCommerce

En dat is natuurlijk heel interessant. Wanneer we vandaag de dag iets op het Internet willen verkopen zijn we vaak aangewezen op WooCommerce. En WooCommerce is prima wanneer je een webshop hebt, maar het is behoorlijke overkill voor iemand die maar één of een aantal producten wil verkopen.

Eén van die mensen ben ik zelf: Ik verkoop cursussen en diensten. En die diensten reken ik af via strippenkaarten.

En omdat een standaard ‘WooCommerce’ pagina minder geschikt is voor de producten die ik aanbied, gebruik ik WooCommerce ‘onderwater’. Dat is echter een behoorlijke overkill voor een in principe eenvoudig concept.

Ik kan in principe heel eenvoudig de klant een webformulier in laten vullen en die gegevens gebruiken voor de factuur in Invoice Ninja aan te laten maken, de betaling te laten verrichten en de factuur te verzenden. Hier is slechts een klein codefragment voor nodig.

Sinds kort biedt Invoice Ninja ook een plugin aan voor integratie met WordPress en WooCommerce.

Webhooks

Bij REST, het protocol wat gebruikt wordt voor Invoice Ninja (en bij vrijwel iedere moderne applicatie op het Net) wordt er contact opgenomen met de server (in ons geval onze hoofdloze ninja). Maar soms moet een server ook contact opnemen met een ander systeem. Bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe klant wordt toegevoegd aan het klantenbestand (bijvoorbeeld om de gegevens ook in een email marketing programma te verwerken). Dat doe je in zo’n geval met ‘webhooks’. En Invoice Ninja heeft een prachtige interface voor het registreren van webhooks die na een aantal gebeurtenissen op de site getriggerd kunnen worden, die te maken hebben met het toevoegen, aanpassen of verwijderen van de gegevens.

Om deze manier kun je de informatie in een secundair systeem altijd up-to-date houden.

Zapier

Ik heb in een aantal blogartikelen eerder al Zapier besproken. Invoice Ninja heeft verschillende mogelijkheden om hier mee samen te werken.

De opties van Invoice Ninja

In de wolken met Invoice Ninja

De eenvoudigste manier om gelijk met Invoice Ninja te starten, is via de cloud oplossing. Dit is een SaaS (Software as a Service) dienst waarmee je direct aan de slag kunt. Invoice Ninja heeft een aantal plannen, waaronder een ‘gratis’ plan. Dit gratis plan komt met de nodige beperkingen, met als in mijn ogen de twee grootste beperkingen, dat je slechts 5 klanten aan kan maken, en geen gebruik kan maken van de Invoice Ninja API (IN-API).

Maar voor 12 euro per maand, of 120 euro per jaar (voor één gebruiker) is ‘Ninja Pro’ beslist niet de duurste factureringssoftware online. Wil je Enterprise gebruiken (tot 50 gebruikers) ben je tussen de 160 en 960 euro per jaar kwijt, afhankelijk van het aantal gebruikers. Overigens, ‘gebruikers’ zijn hier de medewerkers van je bedrijf die met facturen werken, ‘klanten’ worden niet als gebruikers gezien, maar kunnen via een klantportaal inloggen.

Self-hosted Invoice Ninja

Het mag duidelijk zijn na het hele verhaal, dat ik voor die optie heb gekozen. Dit hoeft echter niet per sé de goedkoopste oplossing te zijn. De uitdaging met Invoice Ninja is namelijk het programma te installeren. Dit gaat niet met een ‘één druk op de knop’ installatie zoals bij WordPress, tenminste… in de meeste gevallen niet.

In de meeste gevallen dat Invoice Ninja wordt aangeboden bij de ‘software installers’ bij shared hosting pakketten, gaat het hier om de laatste versie van 4, niet om versie 5, en dat is omdat versie 5 op de achtergrond constant jobs heeft draaien voor ‘uitgestelde taken’ (zoals het mailen, maken van overzichten etc). De meeste aanbieders van shared hosting vinden het niet zo fijn als een applicatie constant actief is.

Dat is de reden, dat Invoice Ninja dan ook het makkelijkst te installeren is op een VPS, een virtual private server. Staat jouw WordPress al op een VPS, dan kan Invoice Ninja daar prima ‘naast’ geïnstalleerd worden, maar daar moet wel het één en ander voor gebeuren vanaf de Linux prompt.

Op zich is dat niet zo’n probleem… behalve dan wanneer je geen ervaring met Linux hebt. Hoewel de instructies duidelijk zijn voor mij, kan ik mij voorstellen dat veel mensen geen idee hebben wat er in de installatieinstructies staat.

Het tweede probleem is dat een VPS ook beheerd moet worden.

Kortom, tenzij je al een VPS hebt, en Linux begrijpt of je al een VPS hebt wat voor je beheerd wordt, is self-hosted Invoice Ninja niet de voordeligste optie, tenzij je het nodig hebt voor meer dan 6 gebruikers (Een abonnement op de online service is dan tussen 400 en 960 (voor 50 gebruikers) dollar per jaar. De kosten voor de hosting bij self-hosted via AWS en de kosten voor het onderhoud/beheer zijn ca. 350 euro per jaar, als je dit via een strippenkaart zou doen. Aangezien je bij AWS ook voor het verkeer betaalt, kan het bij grote aantallen facturen (laten we zeggen 20.000 page hits in het factureringssysteem per maand) oplopen. Maar de kans dat de kosten voorbij de 960 euro per jaar komen is verwaarloosbaar.

Met andere woorden, ben je een zelfstandige of een onderneming met minder dan 6 werknemers, is de optie via InvoiceNinja.com waarschijnlijk de beste optie voor je. Ben je een ICT-er of heb je al een VPS wat voor een ander met kennis van zaken beheerd wordt, is het downloaden van de Open Source versie op InvoiceNinja.org wellicht een goede optie.

Conclusie

Invoice Ninja is van de factureringssoftware die ik ken waarschijnlijk het beste pakket wat ik ken voor de zelfstandige ondernemer en kleine bedrijven. Mede door de integratiemogelijkheden kan het als ‘afrekenmodule’ een goede tegenhanger zijn voor situaties waar WooCommerce als ‘afreken machine’ op de achtergrond wordt ge-/misbruikt.

In vergelijking met Invoice Ninja 4, is Invoice Ninja 5 echt ‘groter gegroeid’, en het is niet meer een app die je ‘zomaar even’ op een shared hosting account kan installeren, helaas. Dit maakt de software wat minder geschikt voor de gemiddelde zelfstandige ondernemer. Maar gelukkig is er ook een cloud-versie van dezelfde software beschikbaar.

Ben je een administratiekantoor of een virtual assistant kan Invoice Ninja een goed dienstenpakket zijn om aan je klanten aan te bieden, wanneer je gebruik maakt van de verschillende ‘bedrijven’ binnen invoice Ninja. Wil je dit via de SaaS oplossing aanbieden, dan heb je hier minimaal een ‘Enterprise’ abonnement nodig voor jou en minimaal één gebruiker per bedrijf (jouw klanten dus). Bij een ‘self-hosted’ oplossing geldt die beperking niet.

Ben je als VA of administratiekantoor geïnteresseerd, kom ik graag met je in gesprek.

Dit blogartikel geeft een antwoord op de volgende vragen

  • Wat is Invoice Ninja en waarvoor kan het worden gebruikt?
  • Hoe integreert Invoice Ninja met Mollie voor betalingsverwerking?
  • Hoe kan Invoice Ninja worden ingezet voor het beheren van termijnbetalingen?
  • Welke voordelen biedt Invoice Ninja voor het bijhouden en inzichtelijk maken van uren voor een strippenkaartmodel?
  • Hoe kan Invoice Ninja worden geïntegreerd met andere systemen, bijvoorbeeld via Zapier, om workflows te automatiseren?

Nog niet uitgelezen?

Vind je dit artikel interessant? Mooi! Want ik heb nog veel meer te bieden. Op deze site vind je letterlijke honderden artikelen over WordPress, marketing, e-commers, e-learning en nog veel meer onderwerpen. Op zoek naar meer informatie? Kies één van de trefwoorden hieronder of tik een zoekopdracht in.

Meest populaire blogposts
Enkele trefwoorden om vergelijkbare posts te vinden:

Voeg je koptekst hier toe

Word je website de baas. Neem vandaag nog contact op!

Contact Informatie

WordXPression 

Aardoliestraat 14-I
7553GT Hengelo

085-8001964 (van 9:00 tot 17:00 van ma-vr)
Let op, gewijzigd telefoonnummer

KVK : 75580152 

Social media
Stuur een bericht

Nieuw in 2025
Betaal je nieuwe webshop of online leeromgeving in termijnen (inclusief hosting)

Student learning at home with online lesson

Een totaaloplossing met een flexibel betalingsplan.

Gratis e-Boek: Een Goed Converterende Webshop

Realiseer de omzet die je verdient!

Deze post rapporteren

Wanneer deze post niet meer relevant is of verouderde informatie bevat, zou ik het op prijs stellen wanneer je dit door wilt geven., zodat ik dit eventueel bij kan werken. De persoonlijke gegevens die je hieronder invult worden alleen gebruikt om de mail te versturen en zal niet voor marketingdoeleinden worden gebruikt.