Online boekingen maken in WordPress

Een winkel voor online boekingen? Hoe werkt dat?

Update maart 2020

Opnieuw onderzocht of er inmiddels aan beide plugin iets verbeterd is. Alle genoemde bezwaren kleven nog steeds aan beide plugins. Het enige wat ‘upgraded’ is zijn de prijzen van de plugins. Met een prijs van op dit moment 249 dollar per site per jaar is ‘WooCommerce bookings’ wel de duurste dysfunctionele plugin die ik ken. Beslist niet aan te raden dus. Wanneer je op deze site zoekt op de term ‘boekingen’ kom je diverse plugins tegen die wel geschikt zijn.

Update 14 augustus 2015

Naar aanleiding van het testrapport hieronder hebben beide makers van de plugins een lijstje gekregen met aanbevelingen om van deze plugins een betere plugin te maken. Helaas! De genoemde ontwerpfouten maken nog steeds deel uit van de plugins en het enige wat de makers gedaan hebben is de plugins cosmetisch mooier gemaakt en de prijzen verhoogd.

Is er dan geen goede oplossing? Gelukkig wel! In een meer recent blogartikel wordt een WordPress online boekingen plugin besproken die tegemoet komt aan de meeste van de hieronder genoemde beperkingen.

Hoe zou jij het vinden, wanneer jouw klanten online hun eigen afspraken in kunnen plannen? En als ze dat dan toch doen, heb je natuurlijk ook het liefst dat ze direct betalen. De voordelen van een dergelijke werkwijze zijn natuurlijk evident. Bij online boekingen kun je rekenen dat:

• Je minder tijd kwijt bent met het maken van afspraken met je klant
• Je minder tijd kwijt bent met je financiële administratie
• Je minder last zult hebben van klanten die laat of niet betalen
• Er minder uitval zal zijn: Wanneer iemand immers al op voorhand voor zijn afspraak betaald heeft, zal hij minder geneigd zijn, niet op te komen dagen, zonder van zich te laten horen.

Kortom, er is van alles voor te zeggen, om jouw klant in staat te stellen online zijn afspraak in te plannen. Of je nu een kapper, coach of yoga-leraar bent.

Betalen op zijn Hollands

Dat gezegd hebbend, is het natuurlijk even belangrijk om te kijken of en hoe dit mogelijk is. In het verleden ben ik vaker naar dergelijke applicaties op zoek geweest, maar het grote nadeel was vrijwel altijd, dat de betaalmogelijkheden van dergelijke systemen niet aansloten bij de Nederlandse markt. Want niet iedere klant staat zomaar klaar om uitsluitend per Paypal of creditcard te betalen.

Maar wat nu, wanneer jouw afsprakenmodule ‘mee zou liften’ op de rug van een andere plugin. Met dit idee als uitgangspunt is de plugin WooCommerce Bookings ontwikkeld. WooCommerce Bookings koppelt jouw agenda-afspraken namelijk direct met de producten in de winkel. En dat is eigenlijk best cool. Want voor je betalingen kun je gebruik maken van alle denkbare betaalmodulen die er verkrijgbaar zijn voor WooCommerce. En dat zijn er nogal wat!

Andere plugins

En eenmaal geconfronteerd met deze slimme oplossing, kostte het mij natuurlijk weinig tijd om nog een tweetal plugins te vinden uitgaande van hetzelfde concept. Namelijk de WooCommerce Booking and Appointment Plugin van Tychesoftwares en WooGenda van… ja van wie eigenlijk? Helaas bood de site van WooGenda te weinig informatie en zijn pogingen om met de maker(s) in contact te komen voor een productevaluatie jammerlijk mislukt. De makers van de andere twee plugins waren echter zeer bereid om evaluatieversies van hun plugins aan mij beschikbaar te stellen.

Bij beide plugins had ik hoge verwachtingen en ik moet eerlijk zeggen, dat de uiteindelijke resultaten mij tegen vielen. In een uitgebreider testrapport ga ik dieper in op de plugins en hun mogelijkheden, maar de bruikbaarheid voor een groot deel van de lezers van deze blog is zeer beperkt.

Oorzaak is dat beide plugins conceptueel verkeerd zijn ontworpen. Uitgangspunt van de plugin is namelijk dat bij een product een beschikbaarheidskalender gekoppeld moet worden. En helaas is dat maar in een klein aantal van de praktijkgevallen werkelijk waar. In diverse use-cases die ik beschreven heb in het testrapport wordt uitgelegd, wanneer je de plugins wel of niet kunt gebruiken. Mocht je serieus overwegen de plugin aan te schaffen, lees dan in ieder geval het uitgebreidere testrapport eerst door: Het voorkomt veel frustratie in een later stadium.

Knelpunt besproken

Maar waar zit nu precies het knelpunt? Het is eigenlijk heel eenvoudig: De agenda’s voor beschikbaarheid zijn in veel gevallen gekoppeld aan de verkeerde ‘beperkende factor‘.

Een eenvoudig voorbeeld: Jij bent een kapster. Om het allemaal eenvoudig te houden, gaan we ervan uit dat jij alleen werkt. Knippen kost bij jou 15 euro en duurt gemiddeld 20 minuten, permanenten kost 100 euro en duurt gemiddeld 2 uur.

Op het moment dat ik online bij jou wil boeken en kies voor knippen, krijg ik een agenda te zien, wanneer er geknipt kan worden. Kies ik voor permanenten, dan krijg ik een agenda te zien, wanneer er gepermanent kan worden. En vervolgens kan ik zelf kiezen, wanneer ik voor die afspraak wil komen. Waar echter geen rekening mee gehouden wordt, is dat wanneer jij een klant knipt, je niet beschikbaar bent voor permanenten!

In deze situatie faalt de afsprakenmodule dus hopeloos.

Wanneer het wel werkt

Een andere situatie: Jij bent een coach. Jij biedt op maandag tot en met donderdag gewone coachingsessies aan in je praktijkruimte, een sessie van een uur kost 100 euro. Standaard. Op vrijdag doe je echter iets bijzonders: Dan heb je een afspraak in de plaatselijke dierentuin en leer je jouw coachees iets over leiderschap door het verblijf in een kooi vol coyotes. ‘Coaching met Coyotes’. Zo’n sessie duurt 2 uur en kost 350 euro.

In dit geval voldoen beide plugins prima. Omdat je de producten op gescheiden dagen en/of tijden levert, kun je per product de agenda dusdanig instellen, dat maandag tot en met donderdag alleen afspraken voor de standaard coaching en op vrijdag alleen de afspraken voor coaching met coyotes kunnen worden gemaakt.

Voorbeeld drie: Je hebt een verhuurbedrijf. Het doet er nu even niet toe, of je auto’s, kamers (een hotel bijvoorbeeld) of boormachines verhuurt. Maar aan jouw product hangt een duidelijke agenda. Niet jij, maar het product is de beperkende factor: Jij staat gewoon aan de receptie van je bedrijf te verhuren. In dat geval is er geen enkel probleem: Wanneer je product verhuurd is, is het immers niet beschikbaar en omgekeerd. De plugins zijn beide in dat geval ook goed voor jou geschikt.

Welke van de twee plugins het best bij jou past kun je lezen in het uitgebreide testrapport.

Heb je boekingsformulieren op je website, wil je natuurlijk, dat je website goed bereikbaar is. Wanneer de site door een storing down gaat, word je hiervan graag direct op de hoogte gesteld. Gelukkig voor jou is dit mogelijk binnen het WordXPression Service Contract.