Voorraadbeheer bij een webshop en een ‘brick and mortar’ winkel

Voorraadproblemen met je virtuele vestiging

Wanneer je zowel een ‘brick and mortar’ (een fysieke) winkel als een webwinkel hebt, dan is voorraadbeheer een speciale uitdaging. Ik werk nu al sinds 2002 binnen de eCommerce sector en dit is eigenlijk het gebied, waar ik het altijd fout zie gaan.

Wat gaat er fout, en hoe komt dat? En vooral, hoe lossen we dit probleem op? In een drietal blogartikelen ga ik samen met jou verder op deze problematiek in.

Een nieuwe vestiging

Wanneer je net met een webwinkel begint naast je fysieke winkel, dan dringt het niet altijd tot je door, dat je eigenlijk een tweede vestiging hebt geopend. En zo’n tweede vestiging heeft zijn eigen voorraad.

Dat is met een webwinkel eigenlijk ook het geval. Naast je ‘winkel voorraad’ moet je ook je ‘web voorraad’ hebben. Want anders krijg je al heel snel ontevreden klanten.

Wat kan er fout gaan?

Maar wat kan er dan zoal fout gaan? Stel je de volgende situatie voor. Een klant komt in je winkel en koopt een artikel. Laten we zeggen een peper en zout stel. Het is het laatste artikel uit je voorraad. Terwijl je staat af te rekenen, koopt een andere klant datzelfde peper en zout stel. Hij rekent ook af.

En je begrijpt het al, je hebt hetzelfde product tweemaal verkocht, aan twee verschillende klanten. Er is in ieder geval één klant, die je dat niet in dank af zal nemen, tenzij er natuurlijk nog snel iets met de distributeur te regelen valt.

Door schade en schande wijs geworden, besluit je voortaan zodra er een email van een online bestelling binnen komt, het artikel direct uit de winkel te halen. Je hebt net een mailtje ontvangen dat het olie- en azijn setje wat er bij je in de winkel staat verkocht is. Je wilt net de winkel inlopen, om het uit de schappen te halen… maar lieve help! Op dat moment pakt een klant het uit de rekken en loopt er mee naar de kassa. Wat doe je nu? Vertel je dat dit niet verkocht kan worden, omdat het zojuist al verkocht is?

Gescheiden voorraden

Dit soort problemen is te voorkomen door gescheiden voorraden aan te leggen. Je winkelvoorraad en je webwinkelvoorraad. En je zorgt hiernaast dat je een ‘heel klein beetje’ voorraad hebt om de ‘overloop’ op te vullen.

Dus op het moment dat de distributeur met een dozijn nieuwe peper en zout stellen komt, geef je in de webwinkel een voorraad van 5 stuks op. In de schappen leg je ook 5 stuks. En twee stuks houd je apart om snel een voorraad aan te kunnen vullen.

Blijkt nu dat online de peper en zout stellen als warme broodjes verkopen, dan kan je die voorraad snel even ‘aanvullen’ met die twee ‘overloop setjes’. Gaat het nog harder, dan haal je er een aantal uit de winkel en verhoog je de voorraad in de webwinkel.

Is het zo, dat de artikelen in de webwinkel helemaal niet lopen, maar de peper en zout stelletjes het geweldig doen in de fysieke winkel, dan verlaag je de webwinkel voorraad en brengt vervolgens de webwinkel voorraad de winkel in.

Blijft er één probleemsituatie. Bij dat laatste peper en zout vaatje. Daar zal je moeten beslissen, of je dit in principe in de winkel of in de webwinkel wilt zetten. Wat echter heel belangrijk is: Op het moment dat een artikel is toegevoegd aan de webwinkel voorraad, wordt het artikel niet meer in de winkel geplaatst!

Dit heeft natuurlijk ook een groot nadeel. Als niemand van de webwinkelbezoekers in peper en zoutvaatjes is geïnteresseerd, dan blijf je met dat ene stelletje in je maag zitten, omdat het niet in de winkel komt. Maar ook daar valt een mouw aan te passen.

En hoe we die mouw aanpassen, dat lees je over enkele dagen in het vervolg van dit drieluik.