PDF formulieren in WordPress

GravityForms gebruiken om PDF formulieren aan te maken.

In een vrij korte tijd had ik een tweetal ‘uitdagingen’ van klanten op te lossen, die gelukkig om eenzelfde oplossing vroegen. De ene klant was een school. Al een tijdje terug hadden ze om de administratie te ontlasten een formulier voor verzuimmeldingen op laten nemen in de website. Op deze manier ontstond er bij het aanvangen van de lesdag een piek van telefoontjes.

Het werkte allemaal perfect, men wilde nog maar één extra ding. Een PDF die meegestuurd kon worden naar de ouder.  Zodra de leerling weer beter was, zou deze ondertekend meegestuurd moeten worden.

Een andere klant van mij had een vergelijkbaar verzoek. Ze is fysiotherapeute en wilde het haar nieuwe cliënten makkelijk maken online een intake te doen.  In de praktijk bleek dit af te schrikken. Men had namelijk niet direct de verzekering, identificatie en andere belangrijke gegevens direct bij de hand. In plaats van het één en ander makkelijker te maken, wierp ze juist een hogere drempel op. Haar verzoek aan mij was om iets te ontwerpen, waarbij de nieuwe cliënt direct zijn gegevens in kan vullen als hij het wil, het eventueel later online kan doen, of het formulier gewoon uit kan printen, invullen en meenemen bij zijn eerste afspraak.

Er is alleen nog geen plugin voor koffie zetten

Bij mijn weten moet ik het koffiezetten nog zelf doen, maar WordPress heeft voor al het andere wel een plugin. Ook daar moest een plugin voor zijn. Het kon niet anders. En inderdaad, ik liep al snel tegen de plugin GravityPDF aan. Niet alleen dus een plugin waarmee ik PDF formulieren kan maken, maar zelfs één die samen wil werken met GravityForms. Hoe mooi kan het leven soms zijn!

En ja. Voor de school had ik ook eigenlijk helemaal niets meer nodig, dan die plugin. Op het moment dat je de plugin installeert krijg je bij de instellingen van ieder formulier een extra ‘Instellingen’ optie. PDF. Hier kun je onder meer aangeven welke template het formulier moet gebruiken en met welke ‘Notificaties’ (email berichten, dat een formulier is ingevuld) het formulier moet worden meegezonden. Bovendien kun je meerdere PDF-formulieren aan één Gravity-formulier koppelen, zodat je bijvoorbeeld naar de site-eigenaar en naar de invuller verschillende PDF’s kunt sturen.

Voor mijn fysiotherapie-klant was het iets complexer, omdat het formulier qua layout aan moest sluiten bij de formulieren die zij al voor de intake gebruikte. Gelukkig heeft de plugin uitgebreide mogelijkheden en in enkele uren tijd, hadden we ook dit aan de praat.

Wanneer je dus behoefte hebt om digitale of papieren documenten te genereren naar aanleiding van een op je website ingevuld formulier, een ideale plugin.

Heb je een specifieke opmaak nodig? Voor mij kostte het voor mijn fysio-klant slechts een tweetal uurtjes om dit voor haar op te zetten. De makers van de plugin bieden ook een customization dienst aan.

Nog iets over lange formulieren

Zoals aangegeven had de fysiotherapeut een behoorlijk lang formulier op haar website. Dit werd bovendien gepresenteerd als een enorme, veel te lange pagina, waarop allerlei zaken ingevuld moesten worden, die de gemiddelde Nederlander niet meteen paraat heeft. Haar eerdere webbouwer had dit formulier helemaal ‘uitgewerkt’ in Contact Forms 7.

Dit formulier is herbouwd in GravityForms. Hierbij konden we direct gebruik maken van twee krachtige kenmerken van GravityForms. Allereerst het ‘Multi-Page’ formulier. Je kunt in GravityForms een formulier in een aantal stapjes doorlopen.

Nog veel belangrijker was echter GravityForms een ‘Opslaan en Doorgaan’ functie heeft. Onder de instellingen van het formulier kan de maker van dit formulier deze functie inschakelen. Naast de knop ‘Verzenden’ komt er dan een knop ‘Opslaan en Doorgaan’. Klikt de bezoeker van de website op die knop, zal er een URL naar zijn email adres worden gestuurd. Wanneer hij later door wil gaan met het invullen van dit formulier, hoeft hij slechts op deze URL te klikken.

Volgens mij -maar hier ben ik niet 100% zeker van- zit deze functie in iedere licentie-versie van GravityForms. Een heel krachtig hulpmiddel als je dan toch online lange formulieren moet gebruiken.

Blijf bij!

Wil je bij blijven met WordPress, dan is het lezen van de WordXPression blog wel een heel goed idee. Mis geen blogpost meer door je te abonneren op onze nieuwsbrief door het formulier onder aan de pagina in te vullen. Of klik op de rode knop linksonder om bij iedere nieuwe blogpost een browser bericht te ontvangen.

Wist je trouwens, dat WordXPression een aantal interessante cursussen voor jou aanbiedt?