Wat een webwinkel werkelijk kost

De meeste mensen staan niet stil bij wat een webwinkel werkelijk kost. Het stopt niet bij de bouw.

Ik merk in mijn dagelijkse praktijk, dat veel ondernemers niet stil staan bij de werkelijke kosten van een (WooCommerce) webwinkel. De meesten gaan er van uit, dat de kostenposten terug te brengen zijn op de bouw van de winkel en de kosten van de hosting.

In dit artikel wil ik samen met jou stilstaan bij de werkelijke kosten. Hierbij zal -en kan- ik niet altijd bedragen noemen, omdat ze per situatie verschillend zijn, maar je hebt in ieder geval wel een goed beeld met welke kosten je in ieder geval rekening moet houden.

In mijn voorbeeld ga ik uit van de ‘modale webwinkel eigenaar’, het meest voorkomende profiel van mijn klanten die een webwinkel hebben. Zou ik uitgaan van een gemiddelde, dan zouden een aantal ‘buitenliggers’ de gemiddelden sterk naar boven trekken.

Ook houd ik hierbij geen rekening met de ondernemers die WooCommerce voornamelijk gebruiken als ‘afrekenmechanisme’ voor hun boekings- of online leer systeem. De werkelijke kosten worden hier immers niet bepaald door de webwinkel, maar door het systeem wat hierachter ligt.

De Modale Webwinkel Klant van WordXPression

De modale webwinkelklant van WordXPression is een ondernemer die naast een ‘fysiek bedrijf’ ook online enkele producten aanbiedt. Om je idee te geven, noem ik graag enkele voorbeelden:

• Een autoservice-bedrijf (een soort ‘luxe garagehouder’) wat naast onderhoudsdiensten aan een specifiek type old timers online allerlei merchandise en memorabilia met betrekking dit type auto aanbiedt.
• Diverse coaches en consultants die naast reguliere consultancy boeken en/of e-boeken aanbieden.
• Kapsalons, schoonheidssalons e.d. die ‘beauty care’ producten aanbieden, zodat hun klanten niet per se naar de winkel hoeven, wanneer de voorraad op is.
• Een advocatenkantoor wat juridische standaarddocumenten tegen betaling ter download aanbiedt.

Kortom, in al deze gevallen mensen die niet leven van hun webwinkel, maar deze ter ondersteuning gebruiken. Daarnaast heb ik een (kleiner in aantal, groter in omzet) aantal andere klanten die of 100% moeten leven van de inkomsten van de webwinkel, of het plan hebben dit binnen een jaar te kunnen doen. Deze laatste groep zou het beeld van de ’te verwachten kosten van een webshop’ sterk vertroebelen. Maar reken er op, dat hun kosten minimaal 4-5 maal hoger zijn.

Website en hosting, de voor de hand liggende kosten

Niet iedere klant van mij heeft ook de website door mij laten bouwen. Deze klanten kwamen pas bij mij, toen ze moeilijk op te lossen problemen hadden. En soms  schrik ik  wel eens, wanneer ik de werkelijke kosten hoor, die de klant voor de  website heeft moeten betalen. Drieduizend euro voor de installatie van WordPress met een standaard thema lijkt geen uitzondering te zijn.

Dit bedrag is veel te hoog. Ik ken -naast mijzelf- heel wat respectabele en zichzelf respecterende WordPress specialisten en eigenlijk zijn we het allemaal wel met elkaar eens. Wanneer je gaat voor het gebruik van een standaard thema en zelf de site met content vult, is 800 euro wel het maximum wat je voor een WordPress website zou moeten betalen.

Ga je uit van meer maatwerk met bijvoorbeeld een theme-framework als Genesis, dan ben je tussen de 1000-1500 euro wel klaar en heb je echt een heel eigen ontwerp, ja dan spreken we een andere taal, maar wees dan niet verbaasd wanneer je website 2000 euro of meer gaat kosten.

De modale klant kiest echter voor een site tussen de 600-1200 euro. En een hostingpakket tussen de 50-80 euro per jaar.

Bijkomende kosten, de licenties

WordPress is Open Source. En WooCommerce is dat ook. En vrijwel alle plugins die er tot je beschikking staan zijn ook Open Source. Maar vaak maken mensen de vergissing te denken dat ‘Open Source’ ook gratis is. Dat is zeker niet het geval. Een groot aantal plugins kost geld. En hier kom je eigenlijk twee licentievormen tegen. De tegenwoordig meest populaire licentievorm is ‘jaarlijks terugkerende betalingen’. Met ‘populair’ bedoel ik hier overigens ‘populair onder de makers’, niet ‘populair onder de kopers’. Tot voor kort was het gangbaar om voor de verlenging van een licentie een percentage (meestal tussen de 30 en 50%) van het aanschafbedrag te rekenen, maar Automattic, de eigenaar van WooCommerce en een groot aantal WooCommerce plugins, heeft onlangs het onzalige idee gehad om voor de verlenging voortaan het volle bedrag te vragen.

Een tweede licentievorm is een ‘eenmalige aankoop’. Dit is de licentievorm die bij CodeCanyon erg gebruikelijk is. Je koopt daar een plugin voor een vast bedrag, inclusief een half jaar support. Updates blijf je altijd ontvangen, maar heb je na de support periode extra ondersteuning nodig, kan je deze ‘bijkopen’.

Kosten voor externe diensten

Bij een webwinkel hoort een manier om de klant via mailings te bereiken. En wanneer we dat goed willen doen, gebruiken we hiervoor een autoresponder. Maar een autoresponder kost geld. Soms direct, soms wanneer je over een aantal subscribers komt.

Ook zijn er andere diensten die je voor je webwinkel zal willen gebruiken. De gemiddelde webwinkel eigenaar denkt daar pas aan wanneer zijn site een keer gehackt of gecrasht is, maar je moet bijvoorbeeld ook zorgen dat de continuiteit van je winkel gewaarborgd is. Weet jij bijvoorbeeld, wanneer je site ‘down’ is, anders dan door het feit, dat een klant zo vriendelijk is dit te melden?

Onderhoudskosten

Vaak heb je direct of indirect ook te maken met onderhoudskosten. Wanneer je een heleboel zelf kan, dan is dit natuurlijk mooi meegenomen, maar de tijd die je bezig bent met het technisch onderhoud van je winkel, ben je niet bezig met de kerntaken van je bedrijf. Eigenlijk moet jij die tijd tegen jouw uurloon bij jezelf in rekening brengen.

Troubleshooting, probleemoplossing, uitbouw van functionaliteiten, installeren van plugins. Dat moet allemaal gebeuren. En wanneer je het niet zelf kan, moet je daar iemand voor inhuren.

Een rekensommetje

Ik heb eens een gemiddelde genomen met betrekking tot de kosten van de webwinkels van de ‘WordXPression modale klanten’.

• De kosten voor hosting : 68 euro per jaar
• Kosten licenties : 243 euro per jaar
• Eventueel de kosten voor een autoresponder: 80 euro per jaar *)
• Kosten voor beheer en onderhoud: 480 euro per jaar.

Werkelijke kosten, exclusief de bouw van de winkel zelf zijn dus 871 euro per jaar, ofwel 72,85 per maand. En daar is het ‘Service abonnement’ voor de bewaking van het online zijn niet bij inbegrepen.

*) Dit bedrag is relatief laag, omdat de meesten MailChimp gebruiken en een lijst van minder dan 2000 leden hebben, waardoor de autoresponder gratis is. Wanneer ik alleen kijk naar de klanten die om een bepaalde reden gekozen hebben voor betaalde providers, dan liggen de kosten aanmerkelijk hoger, namelijk 260 euro per jaar!

Jouw eigen sommetje…

Natuurlijk. Voor jou zullen er mogelijk andere bedragen gelden. Maar het is eens goed om naar de kosten van je webwinkel te kijken en deze kosten af te zetten tegen de opbrengsten.

Je winkel als core business.

Wanneer je webwinkel je core business is, dan gelden er een paar andere regels. Allereerst wil je natuurlijk een goede performance en ben je al snel aangewezen op een VPS of zelfs een dedicated server. Je hostingkosten zijn al snel minimaal 20-40 euro per maand, maar 50 of 60 euro is geen uitzondering. Bovendien wil je natuurlijk een stuk extra zekerheid. Want ‘winkel uit de lucht’ betekent gelijk minder omzet. Een bewakingsdienst is geen optie meer, maar een must.

Het aantal plugins wat je gebruikt zal ook groter zijn. Laten we eens kijken naar de maandelijkse kosten van de gemiddelde ‘full time webwinkelier’.

• Hosting : 40 euro per maand, 480 euro per jaar.
• Licenties : 453 euro per jaar
• Kosten autoresponder: 25 euro per maand, 300 euro per jaar
• Kosten voor beheer en onderhoud: 620 euro per jaar
• Service contract voor ‘uptime bewaking’ etc. 275 euro per jaar

Totaal dus  2128 euro per jaar, ofwel 177,33 euro per maand.

Weet dus waar je aan begint

Natuurlijk zijn dit gemiddelde bedragen. Voor jou kunnen andere bedragen gelden. Maar wat in ieder geval belangrijk is, dat je weet welke kosten je mag verwachten en hier ook inzicht in hebt, voor je besluit dat een webwinkel ‘de juiste oplossing’ voor je is.

Heb je technische vaardigheden, dan kan je veel zelf doen. Vergeet alleen niet, dat de tijd die jij er in steekt ook gerekend moet worden. Want als je straks die tijd niet hebt (hopelijk omdat je het druk hebt met je bedrijf) zal toch iemand het moeten doen.

Bovendien hebben we het hier uitsluitend over de kosten van de webwinkel zelf, andere kosten waar je zeker rekening mee moet houden hebben te maken met de operationele taken van het (web)winkelbedrijf. Om er maar eens een paar te noemen:

• De onkosten van retouren. Zowel de verzendkosten als de kosten van een product wat ‘niet meer te verkopen’ is.
• Kosten van voorraad en opslag.
• De onkosten van af te schrijven voorraad.
• Kosten voor marketing en andere promoties

Samenvatting

Wanneer een ondernemer begint met een webwinkel overziet deze nogal eens een aantal kostenposten over het hoofd. In dit artikel heb ik er zoveel mogelijk benoemd, zodat je in ieder geval weet wat je te wachten staat. Met deze informatie op een rijtje is het goed mogelijk om de op jou van toepassing zijnde onkosten in kaart te brengen.