Facturering, WooCommerce en webwinkels… hoe werkt dat allemaal?

En dan, wat WooCommerce niet kan… factureren.

WooCommerce is wanneer je naar de functionaliteiten kijkt, waarschijnlijk één van de krachtigste webwinkel pakketten die er op dit moment bestaat. Het zal je dan ook verbazen, dat WooCommerce standaard niet in staat is om iets eenvoudigs te doen, als facturen aan te maken.

Wanneer je geheel nieuw bent met Woocommerce, dan zal je bovenstaande paragraaf nog eens een keertje overnieuw willen lezen. En waarschijnlijk ben je ervan overtuigd, dat ik ergens een tikfout gemaakt moet hebben. Want hoe is dat mogelijk? Kan WooCommerce geen facturen printen?

Maar nee. Je hebt het echt goed gelezen.

Nu moet ik eerlijk toegeven, dat ik geen idee hebt, waarom WooCommerce niet over een dergelijke basisfunctionaliteit beschikt. Maar gelukkig is dit met een eenvoudige plugin te realiseren. Maar voor ik hier dieper op in ga, wil ik ook eens even samen met jou kijken naar hoe het nu precies met facturen en WooCommerce zit.

Facturen zijn niet verplicht

Wanneer je als webwinkel uitsluitend aan particulieren in je eigen land levert, is het overigens niet verplicht om facturen aan te maken. Koopt er echter een bedrijf, stichting of een andere ‘niet natuurlijke rechtspersoon’ bij je, of krijg je een bestelling van over de grens, dan moet het ineens wel. Het is dus eenvoudiger om in alle gevallen maar een factuur aan te maken.

Doorlopende nummering

Eén van de eisen die er aan je facturen wordt gesteld, is dat deze doorlopend worden genummerd. Er mogen dus geen ‘gaten’ in je nummering vallen. Gebeurt dit wel om wat voor reden dan ook, dan moet dit gedocumenteerd en traceerbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat een bestelling is vervallen.

Heb je naast een webwinkel ook nog een andere ‘bron van facturen’, zoals een regulier bedrijf of een tweede webwinkel, dan wordt het dus vrij lastig om een doorlopende nummering te krijgen. Stel je voor. Je begint met factuurnummer 1 in je webwinkel. Vervolgens koopt iemand een product van je ‘over de toonbank’, dat zou dus nummer 2 moeten worden. En gelijktijdig koopt iemand in een tweede webwinkel van jou een ander product. Dat moet dan nummer 3 worden.

Je ziet het al. Dit wordt een chaos. Hoe lossen we dit op?

Je hoeft niet bij 1 te beginnen.

Gelukkig heeft de fiscus daar ook aan gedacht. Je hoeft namelijk niet per se bij 1 te beginnen. Stel, je verwacht via je reguliere verkoop in één jaar 1000 transacties te verrichten. Via je beide webwinkels verwacht je ongeveer hetzelfde aantal transacties. Om in ieder geval iets speelruimte te hebben, reserveer je per ‘verkoop punt’ 10.000 factuurnummers. En hiervoor zet je het huidige jaar als prefix.

Voor je reguliere verkoop heb je dan in 2018 bijvoorbeeld de nummers 201810001 tot en met 201819999 gereserveerd. Voor je eerste webwinkel de nummers 201820001 tot en met 201829999 en tenslotte voor je tweede winkel 201830001 tot en met 201839999. Verwacht je meer te verkopen dan reserveer je gewoon een langer factuurnummer. En verkoop je onverhoopt meer en kom je toch boven de 10.000 transacties per jaar uit, dan documenteer je, waarom de nummerreeks is onderbroken en leg je bijvoorbeeld voor één van je winkels nog een extra reeks vast, van 201840001 tot en met 201849999 bijvoorbeeld.

Nu in de praktijk.

Dat is dus allemaal heel mooi, maar hoe doen we dit in de praktijk? Voor WooCommerce is er een aantal facturatie plugins beschikbaar. De meest gebruikte -en aangezien er niets mis mee is ook de plugin die ik hier zal bespreken- is ‘WooCommerce Invoice PDF and Packing Slips‘ of kortweg ook wel ‘Woo PIP’  genoemd. Deze plugin is gratis te downloaden, maar wil je wat meer mogelijkheden met betrekking tot de factuur opmaak, dan is er ook een betaalde versie beschikbaar.

Na het installeren is er een klein aantal stappen om te nemen voor je ook daadwerkelijk aan de slag kunt.

Het configureren van de plugin

Je vindt de plugin na installatie terug onder ‘WooCommerce -> PDF facturen’. Op het eerste tabblad met algemene instellingen geef je je adresgegevens op en upload je jouw bedrijfslogo. Daarna ga je naar het tweede tabblad, Documenten, en je klikt op ‘Factureren’.

Eigenlijk wijst deze pagina zich vanzelf. Het enige wat misschien enige toelichting behoeft is het veld ‘Volgend factuurnummer’. Want dit kan je niet aanpassen. Het potloodje rechts van het veld staat er niet voor niets. Klik je hier op dan is het veld ineens wel aan te passen.

Hier vul je dus het nummer in waarmee je wilt beginnen. Vervolgens vul je in het veld ‘nummer formaat’ [invoice_year]  in en klik je op het veld ‘Reset factuurnummer jaarlijks’ zodat ieder jaar het nummer wordt gereset. Tenminste… wanneer je maar één winkel hebt. Heb je er meerdere moet je het toch iets anders doen.

Want bij een ‘reset’ wordt een nummer daadwerkelijk op 1 gereset.  Omdat je op 1 januari 2019 eigenlijk een nummer als 201930001 wil gaan gebruiken, moet je toch tijdens de nieuwjaarsborrel even naar de instellingen van de winkel gaan en er voor zorgen, dat in het veld voor het volgnummer 30001 komt te staan. Of je kunt naar een andere oplossing kijken.

Postfix

Niet ieder boekhoudpakket zal dit ondersteunen. Dus overleg altijd eerst met je boekhouder, of je inderdaad voor deze oplossing wilt kiezen. Maar je kan voor wat je factuurnummer per winkel betreft ook kiezen voor een zogenaamde ‘postfix’. In plaats dat je je factuurnummer met een ‘1’, ‘2’ of ‘3’ (na het jaartal) laat beginnen, zet je achter het factuurnummer een code die aangeeft om welke winkel het gaat. Dit geef je aan in het veld achtervoegsel.

Een kind kan de was doen.

En zo eenvoudig is het dus eigenlijk om je webwinkel ook van een fatsoenlijke factureringsoptie te voorzien. Heb je een klein aantal facturen per jaar, dan kan je er ook gewoon voor kiezen de facturen handmatig te blijven verzenden. Iets wat ik bijvoorbeeld zelf doe voor de opleidingen die via de website worden verkocht. Omdat mijn opleidingen (en andere producten, zoals de strippenkaart) zowel via de website, tijdens trainingen en naar aanleiding van telefoongesprekken met klanten worden verkocht heb ik ervoor gekozen om de facturering handmatig te houden. Iets wat ik overigens nooit zou doen, indien ik tientallen producten per dag zou verkopen.

Haal meer uit je webwinkel

Automatische facturering is natuurlijk veel leuker wanneer je meer en grotere facturen naar je kopers kan sturen. Kortom, indien je jouw omzet kan verhogen.

En dat is precies waar de trainingen ‘eCommerce – Seriously‘ en ‘WooCommerce in Detail‘ je bij helpen. Ben jij klaar voor de omzet die jij verdient, meld je dan aan voor de eerstvolgende training.