Marketing Mailer in eigen beheer – De bouwstenen (deel 2)

We gaan nu echt aan de slag

In mijn vorige artikel ben ik vooral ingegaan op de achtergronden om (eventueel) een marketing mailer in eigen beheer op te zetten. In dit artikel wil ik meer ingaan op de praktische kant en samen met jou kijken, naar hoe we zoiets in de praktijk op zouden zetten.

Er is in principe een tweetal mogelijke paden om te volgen. En mocht je van plan zijn om je eigen marketing mailer op te gaan zetten, is het eigenlijk heel makkelijk te besluiten welk pad je wilt gaan volgen. Want het hangt allemaal nauw samen met de manier waarop jij op het Internet present bent.

Optie 1 : Een Mail Plugin

De eerste optie is een plugin te installeren die het mogelijk maakt om vanaf je eigen site je marketing mail te versturen.

Dit is eigenlijk alleen de moeite waard, wanneer je daadwerkelijk maar één site hebt, waarvandaan je dit wilt doen. Heb je meerdere sites dan is dit eigenlijk al geen optie.

Voor wie is dit een serieuze optie?

Dit is eigenlijk alleen een serieuze optie voor een startende ondernemer, die toch meer wil, dan alleen nieuwsbrieven versturen. Wil je bijvoorbeeld ook follow up mail naar aanleiding van specifieke aankopen in je webshop versturen, dan heb je -sinds MailChimp dit niet meer gratis in hun pakket aanbiedt- maar twee mogelijkheden: Gaan betalen voor de dienst, of het in eigen beheer doen.

Wat is een serieuze tool hiervoor?

De meest bekende plugin die dit alles mogelijk maakt is ‘MailPoet’. Op zich een mooi programma met veel mogelijkheden, maar zelf heb ik er nogal wat aversie tegen. Want met de MailPoet plugin maak je gebruik van de MailPoet delivery service, die op zich verder prima is, maar naarmate je bestand groeit net zo prijzig begint te worden als een dienst als MailChimp bijvoorbeeld.

Zelf zou ik dus liever op zoek gaan naar een plugin waarbij ik zelf kan kiezen, via welke diensten ik mijn email zou willen laten bezorgen. Want laten we wel zijn, als jij -net zoals ik- een hostingpartij hebt, die je dagelijks 8000 mails naar 2000 unieke adressen laat sturen, dan kan je voorlopig via de mail van je eigen hoster prima uit de voeten. Kom je op een gegeven moment capaciteit te kort, dan is MailGun een goed betaalbare oplossing.

Al zoekend kwam ik bij de ‘Mailster‘ plugin uit. Deze plugin is niet gratis, maar aangezien het een éénmalig bedrag betreft en geen terugkerende licentiekosten, heb je de kosten er al snel uit.

Het leuke van deze plugin is, dat hij eigenlijk alles biedt, wat MailChimp mij ook biedt! Maar dan zonder enige restricties in de functionaliteit. Ik kan zonder enig probleem vrijwel alles doen wat ik met MailChimp (inclusief eCommerce automation) kan en meer. Maar met één grote beperking.

Alles is geïsoleerd tot één enkele website.

Enkele belangrijke features

Deze beperking in het achterhoofd houdend, is het echter toch de moeite waard om eens te kijken, wat ik dan zoal kan.

• Het segmenteren van de lijst
  Eigenlijk één van de belangrijkste functies van een goed email marketing systeem is het kunnen segmenteren van een lijst. Dat gaat in MailSter prima.
• Automations triggeren aan de hand van acties op de site
  Omdat de plugin helemaal geïntegreerd is met de rest van je site, is het vrij eenvoudig om -indien bekend is wie de bezoeker is- specifieke automations uit te voeren afhankelijk van de bezochte pagina’s.
• Statistieken rond verzonden mail, geopende mail en conversie (product gekocht) bekijken.
  Check! Door de integratie met WooCommerce is dit een fluitje van een cent.
• Transactionele mail (bestel bevestiging etc verzenden)
  Check! Opnieuw dankzij de integratie met WooCommerce

Wat overigens ook heel mooi is aan deze plugin, is dat er een relatief eenvoudige API interface is, waarmee ik -als programmeur, als leek zal je er toch één in moeten huren- vrij eenvoudig integraties met andere systemen toe kan voegen.

Het kost zo weinig moeite om bijvoorbeeld wanneer iemand de laatste les van een WP Courseware training zou hebben gedaan hem automatisch een mail toe te sturen met informatie over een vervolgtraining.

Dit kan vanuit WP Courseware zelf ook, maar daar is het beperkt tot één enkele mail, terwijl je vanuit Mailster een complete sequentie op kan zetten.

Integraties met delivery systemen

Standaard maakt Mailster geen gebruik van de standaard mail functie van WordPress. En dat is maar goed ook, want dat systeem is veel te traag om mail in grote hoeveelheden te kunnen versturen. Er zijn echter diverse integraties met andere systemen ingebouwd of downloadbaar als gratis add-on.

De meest voor de hand liggende integraties voor ‘starters’ zijn je eigen SMTP server, indien je host het je toestaat mail in die hoeveelheden te verzenden, of MailGun. Aan het eind van dit artikel, ga ik hier verder op in.

Optie 2 : Een stand alone marketing mail systeem

Wanneer je meerdere sites hebt en juist overweegt om een eigen marketing mail systeem in te zetten, omdat de kosten van je marketing mail services de klauw uit beginnen te lopen, dan is MailWizz een mooie optie.

Het programma is opgezet vanuit het idee, dat iemand zijn eigen Marketing Mail service aan anderen aan wil gaan bieden, al dan niet tegen betaling. In de enorme wildgroei van allerlei Marketing Mail services zou ik mijzelf hier nooit aan wagen, maar het programma is prima te gebruiken om mijn eigen Marketing Mail server op te zetten. Met maar één klant. Dat ben ik zelf.

Heel wat te configureren

MailWizz is een heel krachtig systeem, maar het is beslist geen systeem wat zomaar ‘out of the box’ zal draaien. Voor mij begon het probleem al na het inloggen. Waar kon ik mijn mailinglijst aanmaken?

De grap is, dat je in eerste instantie inlogt als administrator. En anders dan in WordPress is dat niet iemand die meer rechten heeft dan een gewone gebruiker, maar iemand die andere rechten heeft. Gelukkig kan je door onder ‘customers’ op icoontje achter je eigen naam te klikken switchen tussen ‘Admin’ en ‘User’ mode.

Maar voor ik iets kan met die lijst die ik wilde maken, moet ik nog heel wat doen. Gelukkig staat dit ook goed gedocumenteerd in de knowledge base van de maker van de plugin. En als je liever naar een filmpje kijkt heeft hun YouTube kanaal heel wat instructieve video’s.

Meerdere delivery services

Wat deze applicatie echter heel aardig heeft is de mogelijkheid om verschillende ‘delivery servers’ in te stellen. Op deze manier kan ik binnen een instelbare tijdsperiode op een voor mij zo voordelig mogelijke manier de mail laten verzenden.

Zoals ik in het eerste artikel al heb aangegeven, mag ik via mijn provider 8000 mails per dag verzenden aan 2000 verschillende email adressen. Wanneer ik echter een campagne voor WordXPression verstuur, verstuur ik al 5000 mails.

Voor een dienst als MailGun betaal ik enkele fracties van een cent per verzonden mail, maar iedere cent die ik bespaar is er één nietwaar?

Dus als ik zou gaan besluiten mijn mail voor WordXPression voortaan via MailWizz te gaan versturen (iets wat ik niet serieus overweeg, echter wel om de mail voor mijn t-shirt shops in de toekomst via deze dienst te verzenden), dan zou ik de mailverzending zo in kunnen stellen, dat de eerste 1750 berichten via het SMTP account van mijn hoster verstuur en de overige berichten via MailGun. Dat bespaart mij (uitgaande van 4x verzenden per maand) toch 7000 berichten die ik anders via MailGun zou moeten versturen.

Niets ingebouwd, maar alles kan

In tegenstelling tot Mailster heeft MailWizz geen enkele integratie met WordPress. Zelfs het ‘subscribe’ formulier zal ik als HTML code moeten knippen en plakken vanuit de ‘Form Generator’ in MailWizz. Daar staat echter tegenover, dat de applicatie een krachtige API met betrekking tot ‘webhooks’ heeft.

Een ‘Webhook’ is eigenlijk niet veel meer dan een programmeerbare URL die met bepaalde data (meestal in het HTTP of het JSON formaat) wordt aangeroepen nadat een bepaalde actie is voltooid.

Stel je bijvoorbeeld het volgende voor. GravityForms heeft een add-on die webhooks ondersteunt. Na het invullen van een formulier roep ik een URL voor het toevoegen van ‘subscribers’ aan bij de MailWizz applicatie. Ik geef hier de velden ‘Voornaam’ en ‘email adres’ als parameters mee.

Dit eerste deel kan ik allemaal doen vanuit GravityForms, zonder een regel te programmeren. En toevallig zit deze webhook ook al ‘ingebakken’ in MailWizz, maar als dit niet zo zou zijn, zou het enige wat ik nodig zou hebben een scriptje van pakweg 30 regels zijn.

Een programmeur die de MailWizz API niet kent, zou hier maximaal 2-3 uur voor nodig hebben. Een programmeur die de API wel kent niet meer dan 30 minuten.

Wanneer begint dit interessant te worden?

Een eigen marketing mail server beheren begint pas interessant te worden, wanneer je een lijst van 20K subscribers of meer hebt. Met WordXPression is dat absoluut niet het geval, maar met mijn T-Shirt stores wel.

Heb jij zo’n grotere lijst, dan betaal je -ongeacht wie je provider is- waarschijnlijk 100 euro of meer (bij de meeste providers ‘of meer’) per maand, ofwel 1200+ euro per jaar.

Wanneer je na 1 juni 2019 een account hebt aangemaakt bij MailChimp zou je hiervoor -volgens de prijzen van vandaag- 189 dollar per maand kwijt zijn. Ofwel ruim 2000 euro per jaar.

Wanneer je letterlijk alle mogelijkheden die MailChimp je biedt met betrekking tot WooCommerce (en in het voorlaatste deel van dit artikel laat ik je zien, dat je dit niet wilt) in MailWizz zou willen realiseren, dan denk ik dat een goede programmeur die de API nog niet kent hier maximaal 30 uur voor nodig zou hebben.

Laten we eens gul doen en die goede programmeur 100 euro per uur betalen (hint: Ik doe het voor 85… en ik ken de API). Dan zijn de enige kosten die je na 1.5 jaar hebt alleen nog maar de kosten van delivery.

Voor het rekengemak, laat ik even de besparingen die je via de SMTP van je hosting provider kan hebben even buiten beschouwing.

Wat kost het je per maand om 5 berichten naar 20K subscribers te sturen via MailGun.

We hebben het hier dus over 100K berichten. Als ik dit opzoek in MailGun, zou mij dat per maand 79 dollar kosten.

Sla ik een mailing over, betaal ik minder. Kan ik een deel van die mails via mijn SMTP server van mijn webhost versturen, betaal ik minder. Wat je hierbij ook niet moet vergeten, is dat je in een dergelijk geval waarschijnlijk ook over meerdere SMTP servers, in verband met meerdere domeinnamen beschikt.

Transactionele mail

Om met behulp van MailWizz een compleet traject van transactionele email op te zetten is best een uitdaging. Maar waarom zou je er aan beginnen? AutomateWoo biedt behoorlijk wat mogelijkheden wanneer je deze aan zou sturen via Webhooks. En daarnaast nog meer. Wanneer je dus een webshop hebt, is er absoluut geen noodzaak om met ‘webhooks’ te werken, anders dan de webhook die je zou gebruiken om de mensen in- en uit te schrijven bij beide diensten.

Cron jobs

Zowel MailWizz als Mailster zijn web applicaties. En webapplicaties hebben de vervelende eigenschap alleen iets te doen, wanneer een webpagina wordt opgevraagd. Dat is natuurlijk niet echt handig, wanneer je op de achtergrond processen wilt laten afspelen, zoals het verzenden van mail.

Het is daarom van belang dat jouw website regelmatig bezocht wordt door een soort ‘spook bezoeker’, een proces, wat niet veel anders doet, dan een (deel) procedure aanroepen, waardoor (een deel van) je in de wachtrij staande mail wordt verzonden.

Op Linux machines, en de meeste van ons zullen hun website op een Linux machine hebben draaien, heet het proces wat hier voor zorgt ‘cron’. En een taak in dit proces wordt doorgaans een ‘cron job’ genoemd.

Gebruik je Mailster als plugin, dan zal je de ‘WP Cron’ aan willen roepen vanuit zo’n ‘cron job’. Hoe je dat doet heb ik jaren geleden al eens beschreven. Dit artikel staat overigens ‘op de schop’ om te worden herschreven, maar de basisinformatie die je hier vindt is nog steeds juist.

Gebruik je MailWizz dan geeft de handleiding duidelijk aan hoe je zo’n cron job in moet richten.

Waarschuwing

Hier is echter wel een waarschuwing op zijn plaats. Niet iedere hosting partij zal het ‘leuk’ vinden, wanneer jij hun systeem extra belast met ‘spookbezoekers’ als cron jobs. Een populaire hostingpartij als SiteGround limiteert het aantal ‘CPU ticks’ wat je mag hebben, en wanneer je hier overheen gaat, wordt je site voor de rest van de dag onbereikbaar. Voor je begint een eigen Marketing Mailer in te richten, controleer dan vooral hoe jouw hoster hier tegenover staat.

Ook is het mogelijk dat jouw hoster helemaal geen cron jobs als mogelijkheid aanbiedt. In dat geval kan je bijvoorbeeld terecht bij een gratis cron service als cron-job.org

Nog iets over SMTP servers, MailGun en andere diensten…

Wanneer je gebruik maakt van SMTP servers om je mail te bezorgen, dan is het vooral belangrijk, dat je kenbaar maakt dat vanaf het IP adres waar je de mail vanuit verzend ook inderdaad mail namens jou komt. Dit doe je met een zogenaamd SPF record. Dit is een regeltje tekst wat je op moet nemen in je DNS server. Hoe je dit doet, verschilt per hoster, dus raadpleeg je hoster. Wat er in dat regeltje moet komen te staan, kan je zelf laten genereren met de SPF generator.

Om de kansen dat je mail in een spambox komt nog meer te verkleinen, kan je ook nog eens gebruik maken van een zogenaamde ‘DKIM’ handtekening. MailWizz heeft een functie om zo’n DKIM handtekening te genereren.

Wanneer je ervoor kiest om MailGun te gebruiken ‘zorg’ MailGun verder voor een goede aflevering van je email. Heb je na het lezen van dit hele verhaal het idee, dat je MailGun ook graag zou willen gebruiken voor het afleveren voor de mail die verder vanuit je website wordt verzonden, dan is er ook een plugin beschikbaar om ook alle andere mail van je website via MailGun te verzenden.

Conclusie

Het zelf opzetten van een Marketing Mailer heeft heel wat voeten in de aarde. Eigenlijk is het de moeite alleen maar waard als je een eenvoudige, heel kleine lijst hebt -en dan is Mailster van harte aan te bevelen- of juist als je een extreem grote lijst hebt. In het laatste geval kan een programma als MailWizz je letterlijk honderden euro’s per maand besparen.

Wat je hierbij echter niet uit het oog moet verliezen, is dat hier ook de zorg om het beheer van de applicatie om de hoek komt kijken. Met name als je MailWizz gebruikt, introduceer je een compleet nieuwe applicatie in je bedrijf, met eigen onderhoudstaken. Het is de vraag of je dit wilt.

Van zowel MailWizz als Mailster is het echter heel mooi, dat de applicatie deels onafhankelijk is van de onderliggende transportlaag. Dat betekent heel praktisch, dat je -op het moment dat een ondersteunde onderliggende service bij een bepaald volume aantrekkelijker wordt- je van transportlaag kan veranderen, zonder dat dit gevolgen heeft voor het proces van je marketing mail zelf.