Wat te doen wanneer je WooCommerce mail niet aankomt?

Je klant krijgt de WooCommerce mail niet, wat nu?

november 2024: Dit is een compleet herschreven versie van een oorspronkelijk artikel uit september 2017. De inhoud van het artikel uit 2017 was niet meer relevant voor de problemen van de mailverzending vandaag de dag.

Eén van de nadelen van WordPress. en WooCommerce in het bijzonder, is dat de mail standaard verzonden wordt op een manier die spamfilters niet zo leuk vinden. In plaats van keurig via de mailserver te verzenden, verstuurt WordPress de mail direct vanuit de webserver. En daardoor kunnen er net die dingetjes aan ontbreken, die voor een SPAM filter het verschil maken tussen een legitiem email bericht en gewoon botte SPAM.

Dit is natuurlijk behoorlijk lastig. En tot overmaat van ramp zal de SPAM filter er naarmate je meer mail verstuurt (en in een succesvolle webwinkel kan er op een dag heel wat mail uit gaan) meer overtuigd raken, dat je een spammer bent. Hoe voorkom je dit?

Er is hier een aantal methoden voor.

Easy WP SMTP

Eén eenvoudige manier is gebruik te maken van een SMTP plugin. SMTP staat voor ‘Simple Mail Transfer Protocol’, en dat is de ‘manier’ waarop mailservers via het Internet met elkaar praten. Deze plugin zoekt netjes contact met de mailserver die gerechtigd is om namens jou mail te versturen, logt daar netjes met jouw accountgegevens op in en verzend vervolgens de mail. En aangezien de mail nu komt via de weg die de spamfilters ook verwachten, is er weinig kans, dat dit bericht alsnog als SPAM aangemerkt zal worden.

Easy WP SMTP is één van de vele SMTP plugins die er beschikbaar is voor WordPress/WooCommerce. Het is mijn persoonlijke voorkeur, omdat het letterlijk een ‘Easy’ plugin is om te configureren. Maar in uiteindelijk voor het functioneren van de plugin, maakt de keuze van een specifieke SMTP plugin weinig uit. Tenminste, wanneer je je mail verstuurt via een SMTP server.

GMail SMTP

Wanneer je GMail of Google Workspace gebruikt voor je zakelijke mail, dan is het koppelen van je email account voor het verzenden vanaf je site iets uitdagender. En aangezien Easy WP SMTP alleen GMail / Google Workspace ondersteunt in de betaalde ‘Pro’ versie, kan je eventueel overwegen om een andere plugin, GMail SMTP, te gebruiken.

Het configureren van een verbinding tussen Google Mail en je website is uitdagend, om het eens vriendelijk te zeggen. In de beschrijving van de plugin staat een stappenplan hoe het moet gebeuren.

Transactionele mail via je marketing mail provider

Mails zoals de berichten via WordPress, de bestel bevestigingen van WooCommerce en andere mail die gegenereerd wordt naar aanleiding van handelingen van een gebruiker worden ’transactionele mails’ genoemd. Tegenwoordig biedt vrijwel iedere marketing email provider de mogelijkheid aan om ook de mails die vanuit een gekoppelde site worden verzonden via hun mail service te verzenden. Er zijn zelfs providers die de mogelijkheid bieden om de standaard bevestigingen van WooCommerce via de template editor van hun dienst op te maken. Zoals bijvoorbeeld MailPoet.

Sinds 2024 zijn GMail, Yahoo en Outlook een stuk kritischer geworden!

Ook wanneer jouw WooCommerce mail netjes via een SMTP server verzonden wordt, is er sinds begin 2024 een grote kans, dat de mail die naar GMail, Yahoo, Outlook en nog een aantal andere grote email providers wordt verstuurd niet aan zal komen. En dat heeft alles te maken met onjuiste instellingen van een aantal belangrijke gegevens die je in moet stellen om spam te voorkomen.

Waarschijnlijk ben je de woorden SPF, DKIM en DMARC in de loop der tijd een paar keer tegen gekomen. Dit zijn drie begrippen die met elkaar er voor moeten zorgen, dat er minder spam komt. Maar dan moet daar wel een aantal zaken voor worden ingeregeld. Maar wat willen deze begrippen nu eigenlijk allemaal zeggen?

Sender Policy Framework (SPF)

SPF is een techniek die moet voorkomen, dat ongeautoriseerde servers e-mail verstuurt namens jouw domein. Door middel van een aantal instructies in jouw DNS server geef je aan welke mailservers namens jouw domain e-mails mogen versturen.

Wanneer je bijvoorbeeld jouw WooCommerce mail laat versturen door een mail server van Google zal deze mail niet vanuit hetzelfde domein verzonden worden. Om aan te geven dat je het goed vindt dat Google namens jou mail verzend, geeft je aan in een TXT record in je DNS, dat je het goed vindt dat Google dat doet.

Om dit mogelijk te maken, zal de dienst die je voor de mailverzending gaat gebruiken je een voorbeeld regel geven hoe zo’n SPF record eruit kan zien. Wat belangrijk is om te realiseren, is dat -wanneer meerdere diensten namens jou mail versturen- je niet voor iedere dienst een nieuw record moet toevoegen, maar het bestaande record aan moet passen.

Een SPF record kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

v=spf1 include:spf.zomaareendomein.nl ip4:192.168.1.1 -all  

• v=spf1: Dit geeft aan, dat het een SPF record is
• include=spf.zomaareendomein.nl: Hiermee geef je aan, dat de domeinen die als resultaat terug gegeven worden door het opvragen van ‘spf.zomaareendomein.nl’ namens jouw domein email mogen versturen.
  Door dit op de vragen in een externe server voorkom je, dat iedere keer dat er iets in de configuratie bij een externe partij verandert, je jouw SPF record aan moet passen.
• ip4:192.168.1.1: Dit geeft aan, dat behalve de domeinen die in de ‘include’ regels voorkomen ook mail verzonden via 192.168.1.1 verzonden mag worden
• -all, ~all, +all. Je moet één van deze drie waarden meegeven. -all wil zeggen, dat alles wat niet voldoet geweigerd moet worden, ~all will zeggen, dat verdachte mail wel moet worden doorgelaten, maar als verdacht (‘spam’) gemarkeerd moet worden en +all (niet aan te bevelen) wil zeggen, dat alle mail, of deze nu wel of niet aan de regels voldoet, mag worden doorgelaten.

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

DKIM voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail die je verzendt.

• Deze handtekening wordt gemaakt met een privé-sleutel (op de verzendende server) en kan door de ontvangende server worden gecontroleerd met een publieke sleutel die in jouw DNS-record staat.
• De handtekening zorgt ervoor dat de ontvanger kan verifiëren dat de e-mail niet is gewijzigd sinds hij is verzonden en dat hij echt van jouw domein komt.

Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC)

DMARC bouwt voort op SPF en DKIM en bepaalt hoe ontvangers moeten omgaan met e-mails die niet slagen voor deze controles.

• Het vereist dat een e-mail ofwel voldoet aan SPF of DKIM (of beide).
• In het DMARC-record in je DNS geef je een beleid op, zoals:
  • none: Geen actie ondernemen, maar rapporteren.
  • quarantine: Verdachte e-mails markeren als spam.
  • reject: Verdachte e-mails volledig weigeren.
• DMARC biedt ook rapportages, zodat je kunt zien hoe vaak SPF/DKIM-fouten voorkomen en of iemand probeert jouw domein te misbruiken.

Samengevat:

• SPF: Controleert of de verzendende mailserver is toegestaan om e-mails namens jouw domein te versturen.
• DKIM: Verifieert de authenticiteit en integriteit van een e-mail via een digitale handtekening.
• DMARC: Combineert SPF en DKIM en bepaalt wat er met verdachte e-mails moet gebeuren.

Voor alle partijen die namens jou mail mogen versturen, dien je SPF, DKIM en DMARC regels te hebben

Wat er in die regels moet staan, dan is informatie die je moet ontvangen van de partijen die namens jou mail versturen. Bij online diensten is die informatie vaak terug te vinden in je account instellingen.

Heb je hulp nodig bij het oplossen van je mail problemen, dan kan de WordXPression Support Strippenkaart uitkomst bieden.