10 tips voor betere webinars!

Betere webinars beginnen met een goede voorbereiding

Je hebt misschien gehoord, dat webinars een goede manier zijn om meer exposure te krijgen voor jou, je diensten en je producten. En dat klopt ook helemaal maar dan moet je het wel op de goede manier doen. En de tien tips die je in dit blogartikel kan lezen helpen je al snel op weg jouw webinars meer succesvol te laten zijn.

In dit artikel wil ik niet ingaan op de techniek. Dat heb ik eerder al gedaan. In plaats daarvan kijk ik graag samen met jou naar de organisatorische aspecten van een succesvol webinar. En de volgende tien punten kunnen je hier aardig mee op weg helpen.

1. Zorg dat je een doel hebt met je webinar!

Dat lijkt misschien een open deur intrappen, maar wanneer ik kijk naar de verschillende webinars die ik zelf gevolgd heb, dan merk ik dat het enige ‘doel’ van een webinar is, om meer bekendheid te geven aan een product.

Maar een webinar is geen verkooppraatje. Mensen komen niet om een ‘sales talk’ te bekijken. Natuurlijk, door jouw webinar wil je meer mensen die deel zullen nemen aan je cursus, je product zullen kopen, of jouw diensten willen afnemen, maar laat jouw webinar vooral geen infomercial worden. In een training over webinars die ik zelf jaren geleden heb gevolgd, kregen de deelnemers één belangrijk advies: Laat 80% van je webinar waardevolle informatie zijn, hoe jouw deelnemers een doel kunnen bereiken. Slechts 20% of minder mag aangeven, hoe jouw diensten en producten je helpen dit doel te bereiken.

Om een voorbeeld te geven. Stel, jij bent de eigenaar van een sportschool. En wilt meer mensen naar jouw sportschool toe hebben. Een webinar is niet geschikt om een soort ‘rondwandeling’ door je sportschool te houden. Wat je bijvoorbeeld wel kan doen is een webinar organiseren waarbij je tips geeft voor een betere conditie, tips om af te vallen, of tips hoe je soepelere spieren kan krijgen. Daarmee trek je een geïnteresseerd publiek aan. In de eerste 80% van je webinar geef je informatie die altijd waardevol is… en in de laatste 20% laat je zien, hoe jouw sportschool hierop inspeelt. Met natuurlijk een interessante korting voor alle deelnemers.

2. Kort maar krachtig

In het meest positieve geval zal de gemiddelde luisteraar naar je webinar het een uur volhouden. Wil je dus daadwerkelijk wat met je webinar bereiken, dan zal je er dus naar moeten streven de tijd tot maximaal een uur te beperken. Nog een goede reden om -zoals aanbevolen onder 1.- je informatie heel doelgericht te houden.

3. Doe het niet alleen!

Voor het uitvoeren van een webinar heb je geen hulp nodig. En toen ik mijn eerste webinars deed, deed ik het ook helemaal zonder hulp. Maar dat is verre van ideaal, want op dat moment heb je eigenlijk teveel aan je hoofd. De techniek, de inhoud, je presentatie en eventueel ook nog de scene wisselingen.

Zorg er altijd voor dat je tenminste één ondersteuner hebt, die zich tijdens het webinar helemaal op de techniek kan concentreren. Dan hoef jij alleen maar aan de content te denken, en niet aan al die dingen die er mis kunnen gaan.

4. Bereid je goed voor.

Voor betere webinars is een goede voorbereiding van groot belang. En die voorbereiding kan je op verschillende manieren treffen.

Allereerst natuurlijk voor wat betreft de content. Onder 2. heb ik al aangegeven, dat een goed webinar ‘kort maar krachtig’ is. En voor veel mensen -waaronder ikzelf- betekent dat, dat je je allereerst af moet vragen, wat je wel en wat je niet in je webinar wilt behandelen. Afhankelijk van de manier waarop je zelf het liefst presenteert, is het goed, dat je dit uitwerkt en repeteert.

100% scripted content

Eén van de manieren om dit te doen is door te werken met 100% voorbereide content. Of met andere woorden, je leest de tekst voor. Afhankelijk van de manier waarop je zelf in beeld bent, kan je gebruik maken van een teleprompter/autocue. Enkele jaren geleden heb ik een artikel geschreven hoe je met enige huisvlijt je eigen teleprompter kan maken, omdat destijds de gemiddelde kwalitatief goede teleprompter minimaal enkele honderden euro’s kostte, en ik een alternatief had, wat slechts enkele tientjes kostte, maar inmiddels heb je rond de honderd euro goede teleprompters die je kan gebruiken. Neem je jouw webinar op met een smartphone (wat ik je overigens niet aanbeveel als ‘beste optie’, dan zijn er inmiddels zelfs apps, waarmee je direct je webinar op kan nemen en je script kan tonen.

In de nabije toekomst ga ik op enkele van deze mogelijkheden in.

Bullet points

Spreek je liever spontaan, dan is het werken met bullet points ook een goed idee. Nog niet zo gek lang geleden kwam ik in een brainstorming sessie met een klant van mij op een geweldige methode die in ieder geval voor die klant goed werkt.

Hoewel zij deze methode gebruikt voor het opnemen van haar video lessen voor een online cursus, is de methode net zo goed bruikbaar voor webinars.

Voor de lessen die zij opneemt voor haar cursus, wil je dat iedere les ongeveer 15 minuten duurt. Omdat ze liever werkt aan de hand van bullet points dan aan de hand van een script, maar het met bullet points vaak lastig is de tijd goed bij te houden, hebben we al brainstormend een heel handige methode bedacht.

In PowerPoint wordt voor iedere bullet point een aparte slide aangemaakt. Per slide bepaalt de klant hoe lang zij over dat punt wil praten en stelt bij de gegevens voor een automatische slideshow de tijd dat die slide getoond mag worden in.

Als extra worden er twee vierkanten na een bepaalde tijd als animatie ingevoegd : Wanneer ze op 70% van de geplande tijd is een oranje vierkant, wanneer ze op 90% van de tijd is een rode. Op deze manier weet ze precies hoe ze qua tijd zit.

Tijdens het opnemen van de video -en in jouw geval mogelijk tijdens het uitzenden van de webinar- wordt deze presentatie getoond op een monitor, zodat ze dit prima kan zien.

Vooropgenomen media

Wat voor een goede flow van je webinar ook goed kan zijn is bepaalde delen van te voren op te nemen. Want wie zegt, dat een heel webinar live moet zijn? Er is een aantal situaties waarin dit zelfs sterk aan te raden is:

• Wanneer je product of service iets ‘op de computer’ is, dan is het een goed idee dit van te voren op te nemen. Hiermee voorkom je mogelijk traag geladen pagina’s (je knipt de laadtijd er gewoon tussenuit) of onprettige verrassingen als een dienst die er precies tijdens jou webinar even uit ligt.
• Dit is ook van toepassing, wanneer je oefeningen voor wilt doen. Even los van het feit, dat het je mogelijk uit de concentratie haalt, wanneer je (bijna) je evenwicht verliest, is het vaak lastig om zowel te praten als een oefening uit te leggen. Door eerst de oefening op te nemen, en daarna met een voice over uit te leggen, heb je dit probleem niet.

Je kan zelfs overwegen -indien je vaker eenzelfde webinar wilt geven- het hele webinar op te nemen en alleen aan het begin van het webinar (begroeting) en de Q&A zijn live.

5. Structureer je webinar

Dat je je webinar moet structureren is eigenlijk vanzelfsprekend, maar wist je dat er eigenlijk een vaste succesformule voor webinars bestaat? De structuur van betere webinars ziet er ongeveer als volgt uit:

1. Introductie. Hier verwelkom je de mensen. Als er een ‘chat’ functie binnen de webinar software is laat de mensen heel in het kort iets over zichzelf vertellen, beperkt tot ‘wie ze zijn’ en ‘waar ze vandaan komen’.
2. Inleiding op het onderwerp: De betere webinars geven een oplossing voor een probleem. In dit onderdeel beschrijf je het probleem wat -als het goed is- de doelgroep ervaart.
3. Beschrijving van de ideaalsituatie. Hier beschrijf je de situatie die je doelgroep graag als eindresultaat zou willen zien.
4. Jouw weg om tot dat eindresultaat te komen: Let op, dit is nog geen beschrijving van het product zelf, maar hier geef je een aantal stappen aan, die jouw webinar deelnemer helpen het doel te bereiken.
5. Q&A sessie – Tijdens het hele webinar kunnen vragen worden gesteld, en tijdens de Q&A sessie ga je een aantal van deze vragen beantwoorden. Het is handig, wanneer jouw ‘webinar hulp’ deze vragen alvast categoriseert voor je, zodat je met één antwoord meerdere vragen tegelijk kan beantwoorden.
6. Presentatie van jouw product of dienst en uitleg waarom dit product of deze dienst het probleem van de deelnemer oplost.
7. Presenteren van de tijdelijke aanbieding… en hoe tijdelijk deze is.

Van de geplande tijd, mag 1-5 ongeveer 80% van de tijd in beslag nemen, 6-7 niet meer dan 20%.

6. Geef een beloning aan het einde van een webinar

Niets is zo vervelend als een webinar waarbij je begint met een groot aantal deelnemers, maar waar je aan het einde nog maar 1 of 2 deelnemers over hebt. Maak het dus voor mensen aantrekkelijk om tot het einde door te kijken. Eén manier is door bekend te maken, dat onder degenen die aan het einde van het webinar nog aanwezig zijn een product zal worden verloot. Zelf heb ik op deze manier -door tot het einde deel te nemen aan een webinar van LAPPG (Los Angeles Post Production Group, een club die oorspronkelijk begonnen is als platform voor indy editors, geluids- en kleur technici rond LA, maar inmiddels wereldwijd opereert, zelf ben ik als ‘indi editor’ lid van deze groep)- al enkele leuke prijzen gewonnen, zoals 5 uur coaching van een beroemde editor, een gratis licentie voor software die ik overigens niet kan gebruiken, omdat ik geen Mac heb en een online ‘AI’ cursus voor ‘advanced editing’.

Kortom, een kleine prijs (digitale producten ‘kosten’ niets, wanneer het jouw producten zijn, dus voor promotie is het zeker de moeite waard om dit als prijs weg te geven) voor de aanwezigheid tot het einde kan je conversie in sterke mate verhogen.

Een tweede manier om mensen tot het einde te laten blijven is door aan te kondigen, dat aan het einde van het webinar een link zal worden getoond, waar de bezoeker iets gratis kan downloaden. Maak overigens wel duidelijk wat het ‘iets’ is en waarom het waardevol zal zijn.

7. Stel niet zomaar een opgenomen webinar beschikbaar!

Met betrekking tot dit punt zullen veel mensen het niet eens met mij zijn. Het is een gebruikelijk, dat een webinar wordt opgenomen (en dat moet je ook zeker doen, zie ook verderop) en dat dit beschikbaar stelt. Er is een goed aantal redenen om dit te doen, er is echter ook een goed aantal redenen om dit niet te doen. En ga graag ik op het laatste onderdeel. De redenen om het niet te doen.

Een opgenomen webinar maakt mensen ‘lui’.

De kracht van een webinar is, dat de deelnemer informatie krijgt, die hij of zij alleen op dat moment kan krijgen. Ik heb in het verleden heel wat webinars gegeven, waarbij ik van te voren bekend maakte dat ‘het webinar ook opgenomen zal worden, zodat je het later nog een terug kan kijken’.

Dat blijkt dus een enorme conversie killer te zijn. Mensen schrijven zich in voor het webinar, maar omdat het moment niet zo goed past, besluiten ze eigenlijk direct al de ‘opgenomen versie’ later te bekijken.

Het eerste nadeel hiervan is dat ‘later’ vaak ‘nooit’ wordt. Dus je hebt mogelijk tientallen of honderden inschrijvingen voor je webinar, maar wanneer de opkomt tot 10-20% beperkt blijft, dan zal dat een serieuze tegenvaller zijn. Van die mensen die ‘later’ kijken, mag je al blij zijn, wanneer dat 10% van alle ‘uitstellers’ is.

Een opgenomen webinar heeft geen ‘geldige aanbieding’ meer.

Het tweede nadeel is dat wanneer je serieus bent met je aanbieding voor je product, deze enkele uren of dagen na het webinar zal vervallen. Iemand die ‘later kijkt’ heeft dus minder motivatie jouw product te kopen.

Hoe lossen we dat op?

Mijn eerste advies is sowieso een webinar op te nemen. Al is het alleen maar om zelf terug te kunnen kijken, om te zien wat je beter had kunnen doen.

Dit opgenomen webinar stel je beschikbaar aan degenen die jouw webinar tot het einde hebben gevolgd. En dat hoeft helemaal niets ingewikkelds te zijn: Aan het einde van het webinar laat je een (tijdelijke) pagina zien, waar de deelnemers hun adres achter kunnen laten. Zodra het webinar is geüpload, krijgen ze een link naar een andere pagina, waar dit webinar zichtbaar is.

Op deze manier kunnen de deelnemers altijd terugkijken, terwijl degenen die niet verschenen voor het webinar, niet ‘beloond’ worden voor hun afwezigheid.

8. Altijd een upsell!

Het maakt niet uit of je nu een webinar hebt om je email lijst te vergroten, je product te verkopen of welke andere reden dan ook, je beëindigt een webinar ALTIJD met een Call To Action. En wanneer deze ‘Call to Action’ genomen is, waarom zou je hier geen upsell op laten volgen?

Tijdens de Webinars in de praktijk workshop gaan we hier dieper op in.

9. Zorg dat je deelnemers het niet vergeten!

Het probleem met webinars is eigenlijk altijd het juiste moment om een aardig aantal deelnemers te krijgen. Afhankelijk van de grootte en de open rate van je mailinglijst, en de eventueel andere bronnen om je webinars te promoten, kan het nodig zijn om een webinar wat langer te promoten. Tijdens de Webinars in de praktijk workshop gaan we dieper in op de manieren om dit te doen. Maar vooral wanneer je een wat langere periode nodig hebt om je webinars te promoten, is het ook van belang, dat je ervoor zorgt, dat mensen niet vergeten, dat ze zich hebben ingeschreven. En dat kan je op de volgende manieren doen

• Voeg een ‘ical’ bestand toe aan de bevestiging van je inschrijving. Door hierop te klikken, plaatst de ontvanger het in zijn favoriete agenda
• Stuur ‘reminders’ naar de mensen die zich hebben ingeschreven:
  • Over ‘één week is het webinar
  • Het webinar is morgen
  • Vandaag om xx:yy uur is het webinar
  • Het webinar begint over een uur.
    

10. Evalueer!

Ik heb een aantal malen aangegeven, dat het goed is om je webinar op te nemen. De belangrijkste reden is niet voor jouw klant, maar voor jouzelf. Want door het webinar nogmaals te bekijken zie je waar je mogelijk fouten hebt gemaakt.

Waar haken mensen af

De meest webinar software die ik ken, laat analyse toe met betrekking tot de aantallen deelnemers per tijdseenheid.

Of je webinar nu goed of slecht is, ieder webinar zou je op deze manier moeten analyseren. Wees je er wel van bewust, dat mensen meestal niet ‘direct’ afhaken, maar je nog enige tolerantie geven. Dus als mensen massaal rond 2 minuten en 20 seconden afbreken, wil dat niet zeggen, dat je niet op dat moment iets ‘fout’ deed, maar enige tijd daarvoor. Wees kritisch op jezelf. Wat zou er voor dat punt fout kunnen zijn gezegd, gedaan… of wat zou een andere reden voor het verliezen van interesse kunnen zijn.

Initieel aantal inschrijvingen vs. Daadwerkelijke verschijningen

Een tweede punt is het aantal mensen wat daadwerkelijk op komt dagen. Hoe groot is dat percentage? Als ervaren organisator van webinars kan ik je nu al vertellen, dat een werkelijke opkomst van 40% normaal is en heb je een opkomst van 60%, dan doe je het echt goed.

Maar wanneer je lager zit, is het de moeite waard te onderzoeken hoe je meer mensen daadwerkelijk naar je webinars kan krijgen.

Conversie ten opzichte van het aantal deelnemers

Hoeveel mensen klikken er daadwerkelijk op je ‘verkoop link’? Hoeveel mensen koopt ook daadwerkelijk? Tijdens de workshop Webinars in de praktijk, gaan we dieper in op het verhogen van je conversie.

Webinars in de praktijk

Tijdens de workshop Webinars in de praktijk leer je de technische en organisatorische onderdelen voor betere webinars kennen. En dat door hier heel praktisch mee aan de slag te gaan. Wil jij betere webinars organiseren, dan is Webinars in de praktijk waarschijnlijk de workshop die jou verder helpt met jouw succes als ondernemer.