Wat is de GPSR en hoe kan ik er aan voldoen?

Zucht… meer regelgeving voor de webwinkelier. Het is vermoeiend, maar ik ben er blij om

Dit blogartikel is oorspronkelijk op 11 juli 2024 geschreven en gepubliceerd. Omdat de ingangsdatum van 13 december 2024 wel heel dicht bij is gekomen, heb ik het artikel met wat actuele informatie geupdate en opnieuw gedateerd, zodat het wat makkelijker te vinden is.

Vanuit de EU komen er steeds meer regeltjes die het moeilijker maken om het hebben van een webshop nog leuk te vinden. Eén van die nieuwe regeltjes is de ‘GPSR’. De ‘General Product Safety Regulation’. En wanneer je leest, en nadenkt, bij wat GPSR werkelijk betekent, dan kan je er alleen maar blij mee zijn. Met wat geluk zijn we in staat om met behulp van betere veiligheidsregels rond import en verkoop in staat om onveilig vuurwerk en illegaal geïmporteerde onveilige Chinese fatbikes uit ons straatbeeld te verwijderen.

Europa wijd gaat de GPSR op 1 december 2024 in, maar Nederland zou Nederland niet zijn, wanneer we daarop geen uitzondering willen zijn, dus in Nederland doen we dit 12 dagen later. Op 13 december. Hoera voor de Nederlandse regering om dit significante verschil uit te onderhandelen. Waarin een klein land, klein kan blijven.

Deze nieuwe regel vervangt de huidige ‘Richtlijn Algemene Productveiligheid’. Deze ‘RAP’ uit 2001 hield nog geen rekening met online handel.

Met de huidige gang van zaken, waarbij containers -wat zeg ik, containerschepen vol- onveilige en nagemaakte producten uit China en een ander minder kritische landen onze markt overspoelen, is het goed om verder stil te staan bij waar onze producten vandaan komen.

Ik geen geen jurist

Voor de duidelijkheid. Ik ben geen jurist. En ik ga je met een regelgeving die maar net in de kinderschoenen staat beslist geen juridisch advies aanbieden. Wil je meer weten over wet- en regelgeving met betrekking tot de GPSR, vraag dan juridisch advies in.

Het enige wat ik je aan kan bieden is een aantal tips en trucs hoe je binnen de context van WooCommerce aan de GPSR kan voldoen.

De meest nauwkeurige -maar misschien niet meest toegankelijke- informatie over de regelgeving zelf, kan je vinden op de website van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit.

Iets eenvoudiger te begrijpen is de informatiepagina van de Kamer van Koophandel. In een heldere video en bijbehorende beslisboom kan je als ‘mogelijke belanghebbende’ je rol bepalen in dit spel.

Wat doet de GPSR?

De GPSR legt regels vast voor

• Veiligheid van producten – Producten die op de EU-markt worden gebracht, moeten veilig zijn voor consumenten.
• Verantwoordelijkheid van marktdeelnemers – Dit omvat fabrikanten, importeurs, distributeurs en online platforms. Iedereen in de keten is verantwoordelijk voor productveiligheid.
• Controle en handhaving – Versterkte controles door nationale autoriteiten en strengere sancties bij overtredingen.
• Product Recall-processen – Eenvoudigere procedures voor het terugroepen van onveilige producten, inclusief digitale meldingen aan consumenten.
• Online verkoop – Meer transparantie en verantwoordelijkheid voor online platforms en marktplaatsen om ervoor te zorgen dat alleen veilige producten worden verkocht.

De impact op online verkopers

Voor online verkopers en e-commerce platforms heeft de GPSR aanzienlijke implicaties:

1. Verhoogde verantwoordelijkheid:

• Online verkopers moeten ervoor zorgen, dat de producten die ze verkopen aan de veiligheidsnormen voldoen, zelfs als deze van een derde partij afkomstig zijn.
• Ze moeten de juiste documentatie bijhouden, zoals conformiteitsverklaringen en testresultaten.

Voor de meeste dropshippers die handelen met producten van Ali Baba en andere -nieuwere- Chinese dropship platforms is dit de doodsteek. Als dropshipper kun je je niet meer verschuilen achter een nagemaakt ‘CE’ keurmerk op een dropshipping product. Jij bent ervoor verantwoordelijk dat het product met een nagemaakt keurmerk, wel aan de eisen voldoet.

2. Traceerbaarheid

• Alle producten moeten voorzien zijn van duidelijke identificatiegegevens (modelnummer, batchnummer etc)
• Contactgegevens van de fabrikant, importeur of distributeur moeten toegankelijk zijn.

3. Digitalisering van waarschuwingen

• Online verkopers moeten in staat zijn om consumenten direct op de hoogte te stellen van terugroepacties. Bijvoorbeeld via e-mail of meldingen op hun platform.

Voor jou als online ondernemer betekent dit, dat je -bijvoorbeeld- bij zal moeten houden welke batches van een bepaald product je verkocht hebt. En je zal een effectief communicatiekanaal moeten hebben met de importeur, distributeur of the fabrikant van je product. Het kopen van een batch producten via AliExpress, waarbij de verkoper waarschijnlijk nooit contact met jou op zal nemen over onveilige batches is geen goed idee. Wanneer je zelf niet de producent of de importeur bent, zorg ervoor dat je distributeur, importeur of fabrikant in Europa is gevestigd. Dan heeft hij in ieder geval evenveel te verliezen als jij, wanneer hij niet waarschuwt bij slechte batches.

4. Strengere controle op niet-EU producten

• Producten die van buiten de EU komen, moeten een aangewezen vertegenwoordiger binnen de EU hebben die verantwoordelijk is voor de naleving van de regels.

Met andere woorden, nogmaals hetzelfde als wat ik onder punt 3 al zei. Kleinimport en dropshipping vanuit China is een slecht idee

5. Verplichte klachtenafhandeling

• Er moet een effectief systeem zijn om klachten over productveiligheid te registreren en te beheren.

Je moet aan kunnen tonen, dat je je klachten hebt ontvangen, en dat je er naar gehandeld hebt.

6. Boetes en sancties

• Bij niet-naleving van de regels kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd, die proportioneel zijn aan de ernst van de overtreding.

Wat kan je als webwinkelier doen om je voor te bereiden?

Controleer je productassortiment

Zorg ervoor dat alle producten voldoen aan de nieuwe veiligheidsnormen.

Werk samen met betrouwbare leveranciers

Vraag hen om bewijs van naleving en veiligheidsdocumenten.

Pas je processen aan

Zorg dat je terugroep- en meldingsprocedures hebt ingericht.

Zorg voor transparantie

Vermeld duidelijke productinformatie op je website, inclusief veiligheidslabels en contactgegevens.

Onderzoek je juridische verplichtingen

Vooral als je producten van buiten de EU importeert.

In de praktijk

De GPSR benadrukt veiligheid en consumentenbescherming, maar brengt ook extra verplichtingen met zich mee. Het is essentieel dat online verkopers in de EU tijdig maatregelen nemen om aan deze nieuwe eisen te voldoen.

Voor een groot deel is dat iets tussen jou, je toeleveranciers en de consument. Maar er is een aantal maatregelen die je ook op je website kunt nemen, en daar wil ik je eigenlijk nadere informatie over geven.

Tenminste, wanneer je WooCommerce gebruikt

Heldere, volgbare processen

Wanneer een product niet aan de richtlijnen van de GPSR voldoet, dan mag je verwachten, dat jouw leverancier je daarvan op de hoogste zal stellen. Wat minimaal net zo belangrijk is, is dat wanneer een klant een veiligheidsklacht over een product wat jij verkoopt heeft, jij een goede procedure hebt met betrekking tot het informeren van jouw leverancier.

Zoals ik al zei, de GPSR is een ‘nieuwe’ regeling, en we zullen er allemaal in de praktijk mee moeten leren werken. Maar een klacht van een consument over bestaande of vermeende onveiligheid van het product mag niet zomaar ‘afgedaan’ worden, zelfs niet, als het met een restitutie van de verkoop is. Je bent verplicht iedere klacht met betrekking tot productveiligheid terug te melden aan de leverancier.

In deze is een ‘gedocumenteerd pad’ belangrijk. Neem geen telefonische klachten aan over productveiligheid, maar zorg ervoor dat je een formulier op je website hebt, waarmee een klacht kan worden ingediend. Er zijn diverse plugins voor WooCommerce voor het afhandelen van retouren zoals bijvoorbeeld Advanced Returns and Refunds for WooCommerce, maar een betere methode is gebruik te maken van een support desk systeem. Dat is één van de redenen, dat ik in de komende maanden dieper in systemen zal duiken, die een compleet documentatie pad met betrekking tot jouw communicatie met klant en toeleverancier met betrekking tot een specifieke conversatie bijhouden.

Transparantie en productinformatie

Een ander belangrijk punt in de regels van de GPSR, is dat je in staat bent jouw consumenten voldoende informatie te geven over de producten die je hen levert. En gelukkig biedt WooCommerce je hier -min of meer- voldoende ondersteuning in de vorm van de WooCommerce Producteigenschappen. Je kan bijvoorbeeld ter informatie van de consument als eigenschappen opnemen bij ieder product aan welke keurmerken het product voldoet. En -al dan niet publiek- in diezelfde producteigenschappen opnemen wie jouw toeleverancier is.

Neem jij eenzelfde product af via verschillende toeleveranciers, dan wordt het wat complexer natuurlijk. Aan de hand van serie- of batchnummers zou je dan de verschillende producten moeten kunnen herleiden naar verschillende toeleveranciers.

In zo’n geval kan een plugin voor voorraadbeheer tot grote steun zijn.

Tenslotte

Het leven wordt niet makkelijker voor de webwinkelier. Maar gelukkig hoef je alles niet zelf op te lossen. Wanneer je een keer met mij van gedachten wilt wisselen over jouw -technische- mogelijkheden binnen de nieuwe regelgeving (ik laat me niet uit over de juridische aspecten), neem dan eens contact op voor een verkennend gesprek.