Automation in WordPress – Verschillende plugins

In de afgelopen tijd heb ik geschreven over een aantal marketing automation platforms zoals Zapier en Zoho Flow. Naar aanleiding van deze blogposts vroeg een klant van mij of ik ook bekend was met Thrive Automation, en of ik misschien kon helpen dit voor hem in te richten, want volgens hem zou dat hetzelfde moeten kunnen als Zapier en Zoho Flow, maar dan gratis.

Helaas bleek dit tegen de vallen. Automation in WordPress is zeer zeker mogelijk met Thrive Automation, maar het aantal ‘mogelijkheden’ bleek zeer beperkt te zijn. Thrive Automation ‘out of the box’, is alleen zinvol, wanneer je met de andere plugins van Thrive werkt. Op zich geen slechte producten, maar toch wel een serieuze beperking. Voor zowel mij, als de klant die er naar vroeg. Want allebei gebruiken we geen producten van Thrive. Thrive Automation heeft op zich wel een goede en duidelijke programmeursinterface, maar een ‘gratis plugin’, die het eigenlijk noodzakelijk maakt om een programmeur aan het werk te zetten om hem werkende te krijgen, zit je ook niet op te wachten.

Naar aanleiding van zijn vraag ging ik echter eens verder kijken, wat er eigenlijk beschikbaar is aan eigen WordPress plugins om Automation in WordPress te realiseren. Hierbij ga ik uit van twee belangrijke uitgangspunten

1. De automation moet overal kunnen starten. Het moet dus niet zo zijn -zoals bij een (overigens prima) product als AutomateWoo– dat de ‘aftrap’ van het proces op een bepaald punt moet beginnen.
2. De basis van de plugin moet gratis zijn (anders is het geen echte vervanger voor de gratis Thrive Automation plugin)

En ik ben uiteindelijk op een drietal plugins uitgekomen, die op dit gebied toch wel heel wat te bieden hebben.

Maar laten we eerst eens kijken wat automation nu eigenlijk is.

Automation in WordPress

Wanneer we het over ‘Automation’ hebben binnen de context van het web, dan hebben we het meestal over process automation van administratieve processen, waarbij twee of meer componenten betrokken zijn. En iedere component mag voor de ‘buitenstaander’ als een black box worden beschouwd. Klinkt misschien wat ingewikkeld, maar dat is het niet hoor. Stel je voor. Je doet een bestelling in WooCommerce. WooCommerce stuurt een mail over de bestelling naar de winkeleigenaar en een bestelbevestiging naar de klant. Dat is geen automation. Het is namelijk één geheel. WooCommerce.

Nu heeft WooCommerce de vervelende eigenschap geen facturen aan te maken die voldoen aan de Europese regelgeving. Daar heb je een extra plugin voor nodig. Die plugin verstuurt een factuur die wel volstaat.

Nog steeds is er hier geen sprake van automation. Want WooCommerce en de plugin kunnen niet als ‘black box’ worden beschouwd. De plugin moet exact weten, hoe deze samen moet werken met WooCommerce.

Nu een derde voorbeeld. Jij gebruikt Exact als boekhoudpakket. Op het moment, dat jij jouw WooCommerce bestelling gebruikt om via Zapier of Zoho Flow om de gegevens van de bestelling door te geven aan Exact, dan is het wel automation. Want WooCommerce weet niet hoe Exact werkt, Exact heeft geen idee hoe WooCommerce werkt, maar het automation platform (Zapier of Zoho Flow) zorgt voor de ‘vertaling’ van de gegevens. Zou ik een jaar later besluiten geen Exact, maar Zoho Books te willen gaan gebruiken voor de boekhouding, dan hoef ik aan de WooCommerce kant niets te veranderen.

Binnen de ‘wereld van de automation’ zijn drie kernwoorden heel belangrijk. Triggers, Actions en Filters. Soms wordt in plaats van de term ‘Filters’ ook wel ‘Conditions’ gebruikt, dit is niet geheel hetzelfde.

De trigger

Een ‘Trigger’ is een actie die de hele automation laat beginnen. Die trigger kan een menselijke handeling zijn, zoals het invullen van een formulier, of het kopen van een product, of het verstrijken van een bepaalde tijd (30 dagen na het kopen van een product of ‘iedere dag om 16:00 uur’).

Action

Een ‘action’ is iets wat gedaan moet worden. Dus bijvoorbeeld, na het plaatsen van een order (trigger) worden de gegevens in een CRM geplaats (action). Of 30 dagen na het kopen van een product (trigger) krijgt de klant een email met een extra aanbieding (action).

Op zich kan de éne actie een nieuwe actie triggeren. Wanneer ik bijvoorbeeld in het CRM al een trigger zou hebben, dat voor iedere nieuwe klant een taak in de agenda van een account manager moet worden aangemaakt, om aanvullende gegevens over de klant in het systeem te zetten, dan de trigger ‘na het plaatsen van een order’ hierboven, weer een extra actie (taak in de agenda) veroorzaken.

Filters en condities

Nu zal je niet altijd willen, dat een bepaalde trigger ook tot een actie leidt. Wanneer ik bijvoorbeeld kijk naar bovenstaande trigger, waar na het plaatsen van een order, de gegevens in het CRM geplaatst worden, dan krijg ik wel heel snel een heel vol CRM. Want voor iedere bestelling wordt de klant opnieuw in het CRM geplaatst. Dat willen we voorkomen. Bovendien willen we waarschijnlijk alleen de klanten die grote orders plaatsen in het CRM hebben.

En aan de hand van dit voorbeeld zijn ‘filters’ en ‘condities’ makkelijk uit te leggen.

Filters

Filters zijn voorwaarden waar een trigger aan moet voldoen, om daadwerkelijk een actie uit te voeren. In ons voorbeeld: Bestelt een klant een doosje punaises, dan willen we de klant niet in het CRM hebben, bestelt hij voor enkele duizenden euro’s aan kantoorartikelen, dan liever wel.

Een filter zou dus kunnen zijn ‘Wanneer de order groter is dan 2000 euro’. Dus de trigger moet alleen tot actie overgaan, voor orders groter dan 2000 euro.

Conditions

We willen ook niet dat de klant dubbel in het CRM komt te staan. Willen we dat voorkomen, dan kunnen we dat niet in een filter controleren. Want of iemand in het CRM staat wordt niet in WooCommerce vastgelegd (iemand kan ook vanuit een andere bron in het CRM komen). We zullen dus een extra actie toe moeten voegen, eerst opvragen of iemand met dat email adres voorkomt in het CRM.

Wanneer we besluiten wel of niet tot een actie over te gaan, op basis van gegevens uit een ander systeem dan het ‘getriggerde’ systeem, hebben we het over conditions. Een aardig voorbeeld van een dergelijke automation zou zijn:

• Order wordt geplaatst (trigger)
• Is de totaal waarde > 2000 euro (filter)
• Indien Ja:
  • Haal gegevens met email adres uit order op uit CRM (action)
  • Zijn er gegevens opgehaald (maw, is er iemand met dat email adres) (condition)
  • Indien Ja: Doe niets
  • Indien Nee: Plaats gegevens uit order in het CRM (action)

Een ander belangrijk verschil tussen Conditions en Filters is dat er bij een filter geen alternatieve keuze is. Wanneer ik bijvoorbeeld een specifieke actie zou willen voor orders tussen 500-2000 en een andere actie voor orders groter dan 2000 euro, zou ik twee aparte automations aan moeten maken. Eén met een filter voor 500-2000 en één voor groter dan 2000 euro.

Bij conditions kan ik wel alternatieve takken definiëren.

Het nadeel van Automation in WordPress

Het grote nadeel van Automation in WordPress, dus wanneer je gebruik maakt van een automation plugin, is dat deze plugins in principe monolithisch zijn. Dat wil zeggen, dat het uitganspunt is, dat alle WordPress gerelateerde plugins binnen die specifieke WordPress instantie zijn.

Wanneer ik bijvoorbeeld een situatie zou hebben, waarbij ik een WooCommerce shop heb, waar je online cursussen kan kopen, maar de cursussen zelf op een andere site aan zou bieden, dan leveren deze plugins daar geen oplossing voor. Ze integreren alleen op het niveau van de WordPress installatie zelf. In de meest pure definitie van ‘Automation’, zoals hierboven beschreven zijn het dus geen volwaarde automation platforms.

Met het nodige kunst en vliegwerk is het overigens nog steeds mogelijk om vanuit je webshop op site A iemand toegang tot je cursus op site B te geven, omdat deze plugins allemaal ondersteuning bieden aan ‘webhooks’, dat is een mechanisme waarmee je gegevens van één site in HTTP, XML of JSON formaat doorgeeft en verwerkt.

Het enige ‘probleem’ wat je hier hebt, is dat het niet helemaal ‘black box’ meer is. Want je moet het systeem vertellen welke gegevens waar in die webhook moeten komen te staan.

Ook hoeft Automation in WordPress niet de voordeligste oplossing te zijn. Hoewel de twee plugins die ik bespreek allebei gratis zijn, heb je voor meer functies de betaalde versies nodig. Of die betaalde versie voordeliger is dan een aparte dienst als Zapier of Zoho Flow, moet uit de praktijk van het gebruik nog blijken.

Welke WordPress Automation plugin is voor mij het best?

Welke plugin voor jou het best geschikt is, is vooral afhankelijk waar je hem voor wilt gebruiken. Alle drie de plugins zijn in beginsel gratis, alle drie kosten wanneer je hem voor 10 sites wilt gebruiken rond de 250 dollar op dit moment en alle drie hebben een start versie van de betaalde plugin die rond de 150 dollar kost.

En om eerlijk te zeggen. Allemaal doen ze wat ze zeggen, doen het op bijna dezelfde manier en doen het allemaal goed. Verwacht dus aan het einde van dit artikel geen algehele conclusie ‘WordPress Automation Plugin A is beter dan B’, omdat ze allemaal goed zijn.

Waar het om gaat is of ze in staat die plugins en/of diensten met elkaar te integreren, die jij graag geïntegreerd wilt hebben. En dan het liefst met de gratis versie natuurlijk. En dat is dus iets waar je zelf naar moet kijken. Iedere WordPress Automation plugin in dit artikel beschikt gelukkig ook over een pagina waar in wordt aangegeven welke triggers en actions zijn ‘ingebouwd’ en welke daarvan gratis zijn.

Normaal zou ik bij plugins in de WordPress repository naar hun pagina in de Repository linken, maar bij deze WordPress Automation plugins link ik liever naar de overzichten met triggers en actions.

Uncanny Automator

Van de besproken plugins ken ik Uncanny Automator eigenlijk het best, omdat ik dit bij diverse klanten gebruik. De basis van de plugin is -zoals bij alle besproken automation plugins- gratis, maar wil je echt ver gaan, dan heb je een betaalde versie nodig.

Uncanny Automator biedt een groot aantal integraties met verschillende WordPress plugins en externe services aan.

Binnen de plugin worden de gemaakte automations ‘Recipes’ (recepten) genoemd en met deze recepten hebben ze inmiddels een aardig kookboek volgeschreven.

Eén van de recepten die ik de gebruikers van WP Courseware kan aanbevelen is het ‘recept’, waarbij je aan het einde van de cursus (trigger) via jouw lievelings marketing mailer een mail met het aanbod voor een vervolgcursus laat versturen. Deze mogelijkheden zijn al in de gratis versie van de plugin aanwezig.

Wanneer je verbindt met diensten die niet ‘ingebouwd’ zijn in WordPress (zoals bijvoorbeeld MailChimp of ActiveCampaign), dan moet je een ‘credit’ betalen. Wanneer je een gratis account hebt, krijg je 1000 credits per maand. Heb je meer credits nodig, dan zal je moeten kiezen voor een betaalde versie van de plugin.

Ook zal je om acties uit te stellen (30 dagen na het aankopen van een product) of op bepaalde momenten (elke maandag om 17:00 uur) plaats te laten vinden de pro versie moeten gebruiken.

AutomatorWP

AutomatorWP was voor mij een nieuwe ontdekking. De andere plugins in deze bespreking kende ik al, maar AutomatorWP niet. In grote lijnen lijkt deze plugin sprekend op Uncanny Automator. Maar dat doen ze eigenlijk allemaal. Zelf zou ik de plugin niet zo snel gebruiken, omdat de belangrijkste reden dat ik een automation plugin voor WordPress in zou zetten een vorm van integratie met WP Courseware of WooCommerce zou zijn. En wanneer ik Uncanny Automator (vier ‘gratis’ triggers voor WP Courseware) vergelijk met AutomatorWP (alle WP Courseware triggers in de betaalde versie), dan is voor mij de keuze duidelijk.

Maar wanneer jij totaal andere plugins aan elkaar wilt koppelen, dan zou jij om vergelijkbare redenen mogelijk juist voor AutomatorWP kiezen. Zoals ik al zei, er is geen ‘betere’ plugin. Alleen een meer geschikte.

Ook hier is het overigens het geval, dat je geen acties ‘uit kan stellen’ met de gratis plugin.

WP Webhooks

WP Webhooks is de oudste in deze categorie plugins. En heel erg in het verleden, was WP Webhooks een plugin die exact deed wat de naam doet vermoeden, het was een plugin die het maken van webhooks (een manier om gegevens vanuit één website naar een andere over te brengen) makkelijker te maken. Het was vooral een tool voor de poweruser.

Maar inmiddels is WP Webhooks ook gegroeid en je kan nu ook als ‘ongeschoold beheerder’ van een WordPress website makkelijk gegevens tussen plugins en diensten uitwisselen.

Om weer met een willekeurig voorbeeld te komen, waarom ik eerder voor Uncanny Automator zou kiezen, is omdat op dit moment ik met Uncanny Automator in de gratis versie gebruik kan maken van een ‘Elementor Forms’ trigger om gegevens in een formulier door te leiden naar een andere plugin of dienst, en ik hier in WP Webhooks voor moet betalen.

Dit geeft opnieuw echter alleen maar aan, dat in combinatie met diensten die ik vaak en graag gebruik, WP Webhooks niet de meest passende oplossing is. Maar wanneer jij andere diensten of plugins aan elkaar wilt koppelen kan dit juist een geweldige oplossing voor jouw probleem zijn!

En ook hier heb je een pro versie nodig om ‘uitgestelde acties’ te realiseren.

Geen conclusie, maar stiekem toch!

Zoals ik vanaf het begin al had aangegeven, er is hier geen sprake van goede of slechte plugins, maar plugins die wel of niet geschikt zijn voor jouw doel. Alle drie de plugins werken ongeveer hetzelfde. Sterker nog, wanneer jij morgen van de éne plugin naar de andere over zou stappen, zou je wel al je automations opnieuw in moeten voeren, maar je zou er direct mee uit de voeten kunnen.

Geen van de drie plugins heeft in de gratis versie de mogelijkheid voor ‘uitgestelde verwerking’. Maar dat kan ook op andere manieren opgelost worden. In een toekomstig blogartikel -ik beloof dat ik er niet al te lang mee zal wachten- ga ik dieper in op de mogelijkheden om met de gratis versies van de bovengenoemde plugins en de gratis tier van automation platforms toch heel wat te bereiken.

Blijf bij!

De wereld op het internet is constant in verandering. En voor de ZZP-er en de ondernemer in het MKB is het vaak moeilijk bij te houden. Daarom blog ik regelmatig over onderwerpen rond WordPress die er toe doen. En met mijn trainingen en ondersteuning sta ik jou bij in de strijd om succes te hebben als ondernemer.

Mis geen enkele nieuwsbericht meer en schrijf je in voor de nieuwsbrief door het formulier onder aan deze pagina in te vullen of meld je aan via de rode knop linksonder om een berichtje in je browser te krijgen, iedere keer wanneer ik een nieuwe blogpost post.

Heb je brandende vragen? Rechtsonder zie je wanneer ik online ben… of vul gewoon het contactformulier in. Wist je overigens dat je eenmalig een gratis adviesgesprek met mij kan hebben?