WooCommerce MultiStore zonder plugin

Het is al weer enkele jaren geleden, dat ik een uitgebreid artikel heb geschreven over WooCommerce MultiSite, MultiStore en MultiVendor. Op dit moment wil ik niet ingaan op de verschillen tussen deze drie oplossingen, maar de ‘MultiStore’ oplossing eens wat nader uitwerken.

Want wat is MultiStore, wat is de uitdaging en welke problemen wil je eigenlijk oplossen?

En uiteindelijk, hoe wil je WooCommerce MultiStore zonder plugin oplossen? Want dat is toch wel de uiteindelijke uitdaging.

We hebben het over een ‘MultiStore’ (of door sommigen ook wel een ‘MultiChannel’ of een ‘MultiOutlet’) genoemd, wanneer je vanuit één bestand met producten diverse webshops wilt voorzien. Stel je bijvoorbeeld voor, dat ik kleding verkoop. En ik heb één winkel met ’tieners’ als doelgroep, één winkel met de doelgroep ‘volwassen mannen’ en een winkel met de doelgroep ‘volwassen vrouwen’. Je kan je voorstellen, dat er een aardige overlap van producten zal zijn, die in alle winkels voor zullen komen.

Dat kan een aardige uitdaging opleveren, wanneer ik ook voorraadbeheer actief heb in mijn winkels. Omdat de webwinkels niet onderling communiceren, zal ik regelmatig de voorraad vanuit een centrale voorraad bij moeten werken, om te voorkomen, dat mensen onterecht de melding krijgen, dat een product niet meer voorradig is, of juist, wanneer er een bestelling wordt geaccepteerd, terwijl ik het product niet meer heb.

Een tweede oplossing die de WooCommerce MultiStore plugin je biedt, is het consolideren van je bestellingen. Je hoeft niet al die verschillende sites in te duiken om te zien wie er waar besteld heeft. De ‘hoofdsite’ bevat al deze bestellingen.

De WooCommerce MultiStore plugin is een op zich prima plugin, die dit allemaal voor je regelt, maar het nadeel van iedere plugin is natuurlijk, dat dit een negatieve invloed op de performance van je site heeft.

In dit blogartikel wil ik samen eens met je kijken naar een andere mogelijke oplossing. Een oplossing waarbij je geen extra plugins hoeft te gebruiken, maar gebruik maakt van externe software.

ZohoOne

In principe zijn er meerdere oplossingen mogelijk om een MultiStore oplossing te implementeren zonder een plugin te gebruiken. Maar voor mijn oplossing voor WooCommerce multistore zonder plugin gebruik ik een app die ik eerder heb besproken in mijn blog. Namelijk ZohoOne. Of om meer precies te zijn, de deel-app ‘Zoho Inventory‘

Hier heb je overigens ook nog een tweede app bij nodig, Zoho Invoice. Maar de samenwerking tussen Zoho Inventory en Zoho Invoice gaat geheel vlekkeloos, je hoeft verder niets te doen om deze koppeling in te stellen, zodra Zoho Inventory Zoho Invoice ‘vindt’, zal deze samenwerking werken.

Het is overigens wel zaak Zoho Invoice zelf in te richten.

Zoho Inventory

Wat is Zoho Inventory? Zoho Inventory is een complete ’the the cloud’ voorraadbeheer en order administratie app. Je kan hier dus je voorraad in bijhouden en je bestellingen in verwerken. Daarnaast is Zoho Inventory voorzien van een groot aantal standaard integraties. Helaas echter niet voor WooCommerce (wel voor Shopify trouwens). Maar dat is geen echt probleem, want die koppeling is prima te maken met Zoho Flow.

Kortom, het is een volledig voorraad en order beheer in een aparte app.

En dat is natuurlijk precies wat een plugin als MultiStore ook te bieden heeft. Met echter twee grote verschillen.

Allereerst -wanneer je ook Zoho Books gebruikt, dan heb je een directe koppeling met je boekhouding. En ten tweede natuurlijk, je realiseert WooCommerce MultiStore zonder plugin.

De oplettende lezer zal zich misschien afvragen, of er dan geen plugin voor de integratie tussen de Zoho apps en WooCommerce nodig is. En het fraaie is juist, dat voor de koppeling tussen Zoho Inventory en WooCommerce geen enkele plugin noodzakelijk is, omdat alles door Zoho Flow via de REST API van WooCommerce wordt gedaan.

Het principe achter Zoho Flow

In mijn eerdere artikel over ZohoOne heb ik Zoho Flow al globaal besproken en vergeleken met Zapier. Eén groot verschil tussen Zoho Flow en Zapier is, dat Zapier richting WordPress en WooCommerce voor de meeste integraties plugins nodig heeft.

En hoewel je in de WordPress repository verschillende plugins voor een directe integratie tussen WordPress/WooCommerce en Zoho zal vinden, maakt Zoho Flow deze eigenlijk allemaal overbodig, omdat de integraties richting WordPress en WooCommerce allemaal via de REST API’s verlopen.

Het principe is eigenlijk heel eenvoudig en ook door Zoho heel visueel gemaakt. Je hebt twee applicaties waartussen je gegevens uit wilt wisselen. Wanneer beide applicaties ondersteund worden door Zoho Flow dan is het eigenlijk heel eenvoudig.

Zodra in WooCommerce een order is aangemaakt, wordt die order ‘doorgeplaatst’ naar Zoho Inventory. Ik kan hier eventueel nog een conditie tussen plaatsen. Bijvoorbeeld, om bestellingen voor virtuele of downloadbare producten niet via mijn voorraadbeheer af te handelen, van die producten is er immers geen ‘voorraad’, of indien een product een abonnement is, dit ook in ‘Zoho Subscriptions’ te verwerken.

Nu is Zoho Flow data agnostisch. Het brengt gegevens over van A naar B, maar zal zelf geen conclusies trekken welke velden van je WooCommerce order in je Zoho Inventory order moeten komen te staan. Hiervoor zal je een ‘field mapping’ aan moeten maken.

Links zie je de velden die voorkomen in de sales order van Zoho Inventory, rechts de velden die je tegenkomt in WooCommerce en je zal voor ieder (verplicht of gewenst) veld in Zoho Inventory een veld uit WooCommerce moeten koppelen, of het veld vullen met een eigen waarde.

Het complete proces

Natuurlijk heb je met het doorzetten van de bestellingen vanuit WooCommerce naar Zoho Inventory nog niet het complete proces gedekt. Er is immers een groot aantal handelingen, dus ook een groot aantal flows, wat noodzakelijk is om alle delen van het proces te dekken en -ook niet onbelangrijk- iedere organisatie zal zijn eigen wensen hebben met betrekking tot welk systeem ‘leading’ moet zijn en hoe gegevens aangepast moeten worden.

Minimaal heb je ‘flows’ nodig voor de volgende processen.

• Toevoegen van nieuwe producten aan je voorraad en bepalen in welke shops de producten moeten worden opgenomen.
• Voorraadmutaties verwerken
• Product mutaties (prijsaanpassingen, tijdelijke aanbiedingen etc) verwerken
• Nieuwe klanten toevoegen
• Klantmutaties via de website synchroniseren
• Klantmutaties via Zoho Inventory synchroniseren
• Bestellingen verwerken
• Retouren verwerken
• Wanneer je ‘variabele producten’ hebt is het verwerken van deze producten een aparte uitdaging.

Hoe wil je bijvoorbeeld met voorraadbeheer omgaan? Wanneer je een eigen ‘live’ winkel hebt, houd je een ‘winkelvoorraad’ en een ‘webvoorraad’ van elkaar gescheiden of juist niet? Heb je meerdere (geografisch gescheiden) magazijnen, en als dat zo is, lever je dan vanuit het land waar de bestelling is geplaatst, of vanuit het land, waar de levering plaats moet vinden?

Wanneer je de mogelijkheden van Zoho vergelijkt met de mogelijkheden van WooCommerce MultiStore, dan heb je in ieder geval met Zoho Inventory / Zoho Flow veel meer flexibiliteit om het systeem op je organisatie aan te passen, in plaats van je organisatie op het systeem.

Nogmaals Zoho Inventory – De app in vogelvlucht

Eén groot verschil tussen Zoho Inventory en WooCommerce MultiStore is dat Zoho Inventory het complete proces van inkoop en verkoop bestrijkt, terwijl WooCommerce MultiStore beperkt is tot alleen het verkoop proces.

Zoho Inventory is dus niet slechts een WooCommerce Multistore zonder plugin, maar voegt ook compleet nieuwe functionaliteiten aan je voorraadbeheer toe.

Bij de configuratie van Zoho Inventory heb je de keuze of je wel of geen meerdere ‘Magazijnen’ en/of meerdere ‘Filialen’ wilt gebruiken.

Het voordeel van het gebruik van meerdere magazijnen is vooral wanneer je gebruik maakt van aparte winkel- en webwinkel voorraad (wel aan te bevelen, wanneer je ook een fysieke winkel hebt) of wanneer je zaken doet in verschillende landen en in die verschillende landen verschillende distributiepunten hebt.

Product presentatie

De manier waarop je welke producten op welke website wilt presenteren is sterk afhankelijk van de reden dat je voor multi-store gekozen hebt. Als een soort globale regel zou ik je willen adviseren om je keuze op de volgende gronden te bepalen:

• Is je MultiStore gericht op specifieke doelgroepen, kies dan voor een aangepast veld per product, waar je bij het product aangeeft, op welke sites dit moet komen te staan, zoals in onderstaand voorbeeld. Bij ieder product kies je dus op grond van de lijst ‘Website’ op welke sites dit product actief mag zijn.

• Is je MultiStore vooral geografisch/taal gericht, dan is het goed om voor aparte magazijnen of filialen te kiezen. De keuze voor ‘filialen’ is met name handig, wanneer verschillende medewerkers verschillende rechten per magazijn zouden moeten krijgen.

Standaard ‘uitbreidingen’ wanneer je ZohoOne gebruikt

Wanneer je ZohoOne gebruikt is er al een aantal applicaties die perfect met ZohoOne geïntegreerd zijn zonder dat je hier echt iets voor hoeft te doen.

Ik heb Zoho Invoice al genoemd, maar andere Zoho integraties die je alleen maar aan of uit hoeft te zetten zijn op dit moment:

Zoho CRM

Een compleet CRM systeem. Jouw klant komt -indien ingeschakeld- automatisch als relatie in het systeem te staan, waarbij je door de sales- en marketing automation je medewerkers automatisch voor bepaalde follow up in kan schakelen.

Zoho Sign

App om documenten digitaal te ondertekenen.

Zoho Sales IQ

Meer dan alleen een online chat applicatie. Je kan onder meer ook chat bots configureren die op basis van gedrag op de website automatisch geactiveerd worden.

Zoho Analytics

Een app die op grond van informatie uit verschillende online en offline bronnen de meest uiteenlopende rapportages voor je kan presenteren.

Zoho Cliq

Chat programma voor medewerkers binnen je bedrijf. Op deze manier kunnen jouw medewerkers contact leggen met andere medewerkers, terwijl ze de klant te woord staan.

Zoho Desk

Een helpdesk / ticket toepassing. Op deze manier kan je de reacties / vragen / klachten van klanten vastleggen en afhandelen.

Zoho Mail

Een combinatie van webmail en mailserver voor je bedrijf.

Al deze apps maken onderdeel uit van ZohoOne en zijn ‘met een klik op de knop’ te integreren met Zoho Inventory.

Een vergelijk tussen WooCommerce MultiStore en Zoho Inventory

Wanneer bovenstaand artikel je enthousiast gemaakt heeft voor Zoho Inventory, laat me je dan even met betrekking tot één ding teleurstellen. WooCommerce MultiStore is aardig prijzig, maar de oplossing die ik hierboven heb beschreven met Zoho Inventory zal waarschijnlijk duurder uitvallen. Waarschijnlijk?

Tja, wanneer je de apps van Zoho toch al in je bedrijf wilde gebruiken, dan heb je alle gereedschappen al in de koffer zitten, het enige wat je nog hoeft te doen is de juiste gereedschappen uit de koffer te halen en dat kost je niets extra’s.

Bovendien heeft ZohoOne een nogal typisch pricing model, wat ik onderaan mijn artikel over ZohoOne al eerder heb uitgelegd. Wat ZohoOne je gaat kosten is dus sterk afhankelijk van het aantal medewerkers in je organisatie. Ben je een éénpitter, dan zou ZohoOne een voordeligere oplossing kunnen zijn, maar heb je een vijftiental medewerkers voor je bedrijf werken, wordt het voor alleen een alternatief voor WooCommerce MultiStore toch een dure grap.

Bovendien zal je waarschijnlijk externe capaciteit in moeten huren om het hele verhaal voor je op te zetten, tenzij je hier zelf enkele dagen aan willen besteden om uit te zoeken hoe dit werkt. Gelukkig kan dit met de WordXPression Support Strippenkaart toch relatief voordelig blijven.

Maar laten we eens naar belangrijkste verschillen kijken.

Voordelen van WooCommerce MultiStore

• De prijs en prijsstructuur is direct duidelijk.
• Bij een uitbreiding met meer webwinkels binnen hetzelfde netwerk, worden de kosten niet hoger.
• Alles is een ‘WordPress omgeving’, dus een bekende gebruikersinterface.

Voordelen van ZohoOne / Zoho Inventory

• Het complete in- en verkoop proces kan helemaal geautomatiseerd worden
• Complete invoicing- en boekhouding kan geïntegreerd worden
• Een complete business suite (niet slechts één plugin) voor een duidelijke prijs
• Speciaal interessant voor B2B: Indien de klant na levering mag betalen, zit er een duidelijke en goed werkende factuurbewaking ingebouwd. Er worden een eerste, tweede en derde factuurherinnering verzonden.
• Het is makkelijk om orders die per email of telefoon binnenkomen te verwerken binnen het systeem. Dit is ook mogelijk in WooCommerce, maar op zijn vriendelijkst gezegd, wat meer omslachtig.
• Je kan meerdere soorten webshops koppelen aan je Zoho Inventory app. Zoho Inventory biedt direct of via Zoho Flow onder meer koppelingsmogelijkheden met Shopify, Etsy, WooCommerce, BigCommerce (BigCommerce alleen met een premium account).
• Je vermindert de overhead op je website, betere performance.
• Omdat ook de inkoop administratie geautomatiseerd is, kan je desgewenst automatisch orders laten plaatsen door het systeem voor nieuwe bevoorrading, of een besteladvieslijst laten genereren.
• Door de koppeling met SalesIQ, PageSense en Zoho Analytics krijg je zonder veel extra moeite geweldige verkoop rapporten.

Conclusie?

Het is vrijwel onmogelijk om dit artikel met een conclusie te eindigen. De Zoho oplossing en de WooCommerce MultiStore oplossing liggen wat dat betreft te ver uit elkaar.

Wanneer je op zoek bent naar een complete marketing oplossing voor meerdere webshops, dan is ZohoOne aan te bevelen boven het installeren van een extra plugin. Maar het implementeren en aanleren van deze apps kost tijd en -afhankelijk van de grootte van je bedrijf- kan het wanneer je alleen naar de MultiStore oplossing kijkt, het een dure grap worden.

Voor de enkeling die geen andere redenen heeft om ZohoOne te gebruiken, zou ik dus zeker aan willen bevelen om te kiezen voor WooCommerce MultiStore, tenzij je al ZohoOne gebruikt, of overweegt dit te gaan gebruiken.

Voor de kleinere tot midden grote onderneming zou ik toch zeker willen adviseren om eens naar ZohoOne te kijken als een mogelijke oplossing voor ook je e-commerce. Want zelfs wanneer je niet over meerdere webshops beschikt, biedt ZohoOne zeker voordelen voor een middelgrote onderneming.