WooCommerce plugins voor voorraadbeheer en verzending

Wat WooCommerce niet dekt: Voorraadbeheer en verzending

Toen in September 2011 WooCommerce voor het eerst het daglicht zag, was ik niet erg onder de indruk. Zelf heb ik sinds 2002 webwinkels gebouwd, geïnstalleerd en geconfigureerd en WooCommerce was op dat moment toch wel ver onder de maat in vergelijking met de toen in omloop zijnde Open Source webshops beschikbaar. Inmiddels is WooCommerce ver doorgegroeid en de meest gebruikte e-Commerce oplossing beschikbaar. Een hele prestatie.

Er is echter één gebied van het hele ‘winkelproces’ wat de makers van WooCommerce altijd hebben gemeden. Namelijk ondersteuning voor het logistieke proces. En hoewel ik de redenen van de makers niet ken, om dit niet opgenomen te hebben in WooCommerce, kan ik wel enkele heel geldige voorwaarden bedenken.

Allereerst is het logistieke proces voor het vervullen van een order in veel bedrijven totaal anders geïmplementeerd. Het proces van Bol.com of Coolblue is behoorlijk wat complexer dan dat van Gerrit Jan die badkranen vanuit zijn garage verstuurt.

Ten tweede, het hoort daar ook niet. Een compleet voorraadbeheer- en ordermanagement systeem is -voor een wat grotere organisatie- een applicatie waar vaak tientallen tot honderden mensen de hele dag op zitten te werken. Dat consumeert allemaal processortijd, die je juist gereserveerd zou moeten hebben voor de koper. WooCommerce is qua architectuur volkomen ongeschikt voor dit soort toepassingen. De juiste manier is om voor je order management WooCommerce te koppelen aan een ERP of een logistiek pakket, en zou alleen de voorraad uit deze pakketten moeten betrekken.

e-Commerce met een klein team

Maar wat, wanneer je met een klein team samen een webshop runt? Dan is een ERP pakket met koppelingen te zwaar, maar WooCommerce ‘pur sang’ is beslist onvoldoende. Wanneer verschillende mensen verschillende taken in het proces hebben, leidt het zonder extra ondersteuning al snel tot chaos.

Gelukkig biedt WooCommerce hier ook uitkomst. Want er zijn diverse plugins beschikbaar die je helpen in het proces van je voorraadbeheer en verzending.

Bij de bespreking van deze plugins wil ik even een kanttekening maken. Bij het testen van deze plugins heb ik zelf geen ‘praktijkervaring’ op kunnen doen, omdat ik zelf geen fysieke goederen verkoop, en dus niets te maken heb met de hele logistiek hieromheen. Gelukkig heb ik klanten die wel webshops hebben en die hun ervaringen met de plugins hebben gedeeld. Dit blogartikel is dus deels gebaseerd op mijn eigen kritisch onderzoek, en mijn klanten hun eveneens kritische praktijkervaring.

1. Inventory Management for WooCommerce

Er zijn maar twee dingen, die je als webwinkelier echt niet wilt. Teveel voorraad, of te weinig voorraad. Bij teveel voorraad houd je kostbare opslagruimte bezet, en indien je product op de een of andere manier ’tijdsafhankelijk’ is -en welk product is dat niet meer- zal een deel van je voorraad mogelijk onverkoopbaar zijn. Kan je een product niet tijdig leveren, dan raak je potentiële klanten kwijt. Inventory Management for WooCommerce komt je precies daarin tegemoet.

Het is feitelijk een complete oplossing voor je voorraadbeheer. Je kunt de leveranciers invoeren, je producten en de voorraad. De voorraad wordt automatisch bijgehouden, en de toepassing adviseert je op grond van eerdere verkoopcijfers voor hoelang de beschikbare voorraad waarschijnlijk nog voldoende zal zijn. Daarnaast krijg je rapporten met betrekking tot de marge die je op je verkopen hebt, welke producten het meest verkopen, welke producten de grootste marge hebben, en welke producten het best bijdragen aan de omzet van je onderneming.

Ook wordt rekening gehouden met de verliesposten van niet-verkoopbare voorraad.

Kortom, het hele proces tot het moment, dat het besteld is door je klant wordt door deze plugin in kaart gebracht.

2. Back in stock notifications for WooCommerce

Raakt de voorraad onverhoopt toch op, dan is ‘Back in stock notifications for WooCommerce‘ toch een aardige ondersteuning voor je order-management.

Is een product niet op voorraad kan de potentiële koper zich inschrijven voor een wachtlijst en krijgt hij -zodra het bericht weer op voorraad komt een notificatie dat het product weer te bestellen is.

3. WooCommerce order status manager

WooCommerce heeft maar een beperkt aantal bestel-statussen. En wanneer je het hele proces in eigen hand hebt, is dit geen enkel probleem. Maar wat nu, wanneer het proces wat complexer verloopt? En je wil toch bij iedere stap van het proces weten, hoe ver het staat. Dan is een plugin als ‘WooCommerce order status manager‘ precies wat je zoekt.

Iedere ‘custom status’ kan je koppelen aan een email die naar de klant gaat… of juist niet. Afhankelijk van de noodzaak of behoefte de klant te informeren.

4. Bulk edit products, prices and attributes for WooCommerce

Productprijzen zijn aan marktinvloeden onderhevig. En het kan behoorlijk vervelend zijn, wanneer je aan het einde van de zomer all je zomerjurkjes opnieuw moet gaan prijzen. Met een beetje voorraad gaan daar dagen overheen.

Gelukkig is er ‘Bulk edit products, prices and attributes for WooCommerce‘. Wat er allemaal met deze plugin mogelijk is, is te veel om op te noemen, maar in het kort komt het er op neer, dat je op een groot aantal verschillende manieren de prijzen van een groep producten kan herberekenen. Hiervoor zijn verschillende ‘filter regels’ en verschillende ‘reken regels’ te benoemen.

En het mooiste is, dat je de hele opdracht in een geplande opdracht uit kan voeren. Dus geen situaties dat midden op de dag ineens de prijzen veranderen, maar de prijzen kunnen automatisch worden aangepast op een tijdstip dat je winkel het minst wordt bezocht. Wanneer je mijn blogartikel over ‘Dynamische prijsstrategieën‘ hebt gelezen, begrijp je ook hoe waardevol een dergelijke plugin is.

5. Split orders en Merge orders

Split orders en Merge orders zijn twee elkaar aanvullende plugins van dezelfde maker.

Soms is het nodig een order op te splitsen. Bijvoorbeeld omdat je een deel van de producten niet op voorraad hebt. Of je hebt alles wel op voorraad, maar een wasmachine vervoeren vereist meer logistieke inspanning en planning dan het verzenden van een DVD ‘Hoe krijg ik een perfect schoon wasresultaat’. Om de klant niet te laten wachten, wil je graag al een deel van de bestelling verzenden, maar WooCommerce biedt je geen enkele hulp bij het verwerken van ‘een deel van de bestelling’.

Split orders staat je toe om een bestelling op te splitsen in meerdere bestellingen. Sommige die je direct kan leveren en andere waar de klant nog even op moet wachten.

Merge orders doet precies het omgekeerde. Stel Klant A heeft ’s ochtends een bestelling gedaan, ’s middags opnieuw. Voor zowel Klant A als voor jou is het voordeliger, wanneer je die bestellingen samen kunt verzenden. En dat is precies wat ‘Merge orders’ doet. Het voegt twee bestellingen samen tot één.

Wel zo makkelijk, nietwaar?

Persoonlijk ben ik van mening dat ‘Split orders’ in veel situaties bruikbaar is. Ik heb aardig wat klanten die met ‘gele plakkertjes’ bijhouden welke orders nog niet volledig zijn uitgeleverd. Met betrekking tot de ’tussenleveringen’ vertrouwen ze op telefonische of handmatige email communicatie. Werkt altijd goed en persoonlijk, maar een beetje een verlies van tijd.

Met betrekking tot merge orders… zelf zou ik me allereerst afvragen voor ik deze plugin aan zou schaffen hoe vaak het werkelijk gebeurt, dat een klant een extra bestelling plaatst, terwijl de eerste nog niet is uitgeleverd, en je wel kan verwachten, dat je ze gelijktijdig uit kan leveren.

6. Central Stock for WooCommerce

Enkele jaren terug heb ik een artikel geschreven met de titel ‘WooCommerce in het Groot – MultiSite, MultiStore, MultiVendor‘. Wanneer je het verschil tussen deze drie concepten wilt weten, wees welkom om dit artikel te lezen, maar wat op dit moment het meest relevant is, is dat toen ik het artikel schreef, er slechts één plugin was, die het MultiStore concept ondersteunde.

Central Stock for WooCommerce dekt niet de hele lading van het WooMultiStore concept, maar komt aardig in de buurt. En is trouwens behoorlijk wat voordeliger.

Om te zien, wat Central Stock for WooCommerce wel en niet dekt, is het goed om even heel in het kort -wil je meer weten zie de link naar ‘WooCommerce in het Groot’- uit te leggen wat het probleem is.

Een goede manier om vanuit een algemeen verkoopconcept doelgroepen persoonlijk te benaderen is een website op te zetten voor iedere specifiek doelgroep. Wanneer ik bijvoorbeeld kleding voor mannen, vrouwen en kinderen wil verkopen, dan zijn ‘jongens’ een subset van ‘mannen’, ‘meisjes’ een subset van ‘vrouwen’ en zijn er bepaalde kledingstukken die uniek zijn voor mannen of vrouwen, maar ook kledingstukken die heel goed geschikt zijn voor beide doelgroepen. En dan gaan we er alleen nog maar vanuit, dat er niet zoiets zou bestaan als ‘non-binare mensen’.

Wat is het toch mooi, dat we vandaag mogen leven in een wereld die kleurrijker is dan een pauwenkont.

Maar ik dwaal af. Hoewel we in de modewereld heel specifieke doelgroepen kennen, hebben deze doelgroepen een zekere overlap. Wanneer je jouw voorraad goed wilt beheren vanuit een centraal magazijn, is het belangrijk, dat na iedere bestelling vanuit welke shop dan ook, de voorraad in de andere shops wordt bijgewerkt.

En dat is wat Central Stock for WooCommerce doet. Niets meer, niets minder. Hierbij wordt er overigens wel vanuit gegaan, dat alle shops deel uitmaken van hetzelfde ‘MultiSite‘ netwerk.

En hier zien we ook direct de verschillen tussen ‘Central Stock for WooCommerce’ en ‘WooMultiStore’. WooMultiStore kan ook de voorraad onderhouden voor webshops die geen deel uitmaken van een MultiSite netwerk. En WooMultiStore biedt een gecentraliseerde afhandeling voor de bestellingen, terwijl je in een implementatie can Central Stock for WooCommerce de individuele shop in zal moeten gaan -dat kan overigens zonder extra inlog, gewoon enkele muiskliks- om een bestelling in een andere shop af te handelen.

Ben je serieus geïnteresseerd in een ‘grote WooCommerce implementatie’, neem dan contact op via het contactformulier om een videocall af te spreken om de voor- en nadelen van diverse opties te bespreken.

7. Pick List for WooCommerce

Wanneer je de bestellingen samen moet stellen, wil je natuurlijk beslist geen fouten maken. Pick List for WooCommerce print een pick list uit met eventueel de barcodes of QR codes van de producten. Op deze manier voorkom je foute bestellingen.

8. Assign orders for WooCommerce

Ik had deze plugin ook kunnen bespreken onder punt 5, omdat deze plugin van dezelfde makers is als ‘Split orders’ en ‘Merge orders’. Maar omdat deze plugin toch een eigen ‘positie’ in de bespreking verdient, geef ik die deze plugin dan ook.

Assign orders for WooCommerce is een plugin die op basis van een ontvangen order besluit wie die order verder af moet handelen. De enige situaties die ik vanuit de praktijk ken hangen nauw samen met de ‘Split Orders’ plugin, maar er zijn ook situaties denkbaar, die hier weinig mee te maken hebben. En met die situaties wil ik graag beginnen.

Stel je voor. Je hebt een webshop die opereert in verschillende landen. In plaats van jouw producten per pakketje naar die landen te sturen, kan het veel voordeliger zijn om in verschillende landen / locaties een eigen magazijn te hebben, waarvanuit geleverd wordt. Bestelt een klant uit de VS, dan wil je het liefst, dat de order direct naar het Amerikaanse magazijn gaat, bestelt hij vanuit Europa, naar het Nederlandse magazijn.

En dat is precies wat deze plugin automatisch kan doen. Ik wil je echter twee andere situaties voorleggen. De bovengenoemde situatie ken ik niet vanuit de praktijk, maar de hieronder genoemde situaties wel.

Online cursus met ‘fysieke toebehoren’

Een klant van mij geeft online yoga cursussen. Via een bevriende leverancier biedt zij ook een ‘startpakket’ aan voor mensen die met haar cursus beginnen. Het is optioneel, maar wanneer je een startset met een yogamat en yogakleding wilt hebben, kan je die met forse reductie bestellen bij deze kennis van haar. Maar de hele bestelling wordt via haar afgehandeld.

Krijgt ze een bestelling voor alleen de training binnen, wordt de hele order -het is per slot van rekening een digitaal product- afgehandeld door het onderliggende LMS (WP Courseware in haar geval). Bestelt iemand de cursus plus de ‘startset’ wordt de hele order -op basis van het voorkomen van de startset in de order- direct doorgestuurd naar haar kennis, die verder zorg draagt voor de levering van de fysieke materialen.

Producten van verschillende leveranciers

Een andere klant van mij biedt online kunst aan van verschillende kunstenaars. Wanneer iemand een kunstwerk bestelt, dan stuurt zij de bestelling automatisch door naar de kunstenaar die het schilderij moet leveren op basis van de taxonomie van het kunstwerk.

Worden er meerdere kunstwerken bestelt wordt de bestelling ‘in de wacht’ gezet, tot zij met behulp van de ‘Split orders’ plugin de bestelling heeft ‘verdeeld’ over de kunstenaars die het af moeten handelen. En de ‘Assign Orders’ plugin zorgt ervoor, dat de verantwoordelijke kunstenaars een bericht krijgen, dat zij hun kunstwerk moeten verzenden.

In zekere zin, een heel simpele implementatie van een ‘Multi vendor store‘

9. Integration with Zoho Books and Zoho Inventory

Zelf ben ik een enorme fan van Zoho One. Zoho One is een compleet online SaaS pakket waar je onder meer je boekhouding, marketing, sales automation en nog een groot aantal andere dingen uit kan voeren. De ‘chat functie’ op mijn site is een onderdeel van SalesIQ, een prachtige oplossing om nieuwe leads te verzamelen. En dat werkt als een trein.

De ‘Integration with Zoho Books & Inventory is een prachtige integratie met aan de ene kant je webshop, aan de andere kant je voorraadbeheer en financiële administratie. Wat wil je nog meer?

Behalve de plugin heb je ook een abonnement op Zoho nodig, dat kan Zoho One zijn, of een abonnement op de losse onderdelen Zoho Books en Zoho Inventory.

Ik begrijp best, dat dit alles een beetje teveel is om te overzien, maar wanneer je een bedrijf hebt met 4-6 werknemers, dan kom ik graag een dagdeel langs, om jullie de voordelen van Zoho met WooCommerce uit te leggen. Neem rustig contact op (aanbod is alleen geldig voor ondernemers in Nederland, met uitzondering van de Waddeneilanden).

10. Sendcloud – ok, eigenlijk geen plugin

Jaren achtereen heeft Sendcloud een eigen plugin voor WooCommerce gehad. Tot ze op een gegeven moment tot de conclusie kwamen, dat het veel beter zou werken, wanneer ze niet de bestellingen via WooCommerce zouden verwerken, maar de informatie uit WooCommerce via de REST-API in hun eigen platform zouden laden.

Voor jou het voordeel, dat je geen extra plugins nodig hebt, en voor hen het voordeel, dat ze alleen de communicatie tussen twee applicaties hoefden te onderhouden, niet een extra applicatie.

Wat doet SendCloud. Heel in het kort gezegd. Alles vanaf het moment dat het pakketje over jouw drempel richting klant gaat. Ze verzenden het voor jou op de goedkoopste manier -en omdat ze mantelcontracten met de grote vervoerders hebben, kan dat, afhankelijk van jouw aantallen behoorlijk schelen- zorgen voor de verzend etiketten en de hele track- and trace procedure tussen de aanmelding van het pakket en de aflevering.

Zoals ik al aangaf, je hebt zelfs geen plugin nodig. Of tja… eigenlijk wel. Maar dat is niet de schuld van SendCloud. Woocommerce heeft jarenlang een specifieke wijze van communiceren gehad via de WooCommerce REST-API. Op een aantal punten voldeed deze koppeling niet, en werd er gewerkt aan een ‘versie 2’ van deze API. In deze zelfde tijd kwam SendCloud ook met het idee, om niet langer via een plugin, maar via de REST-API (v1) te werken. En toen dit allemaal net goed geïmplementeerd was, kwam versie 2.

Gelukkig voor SendCloud luisterde WooCommerce voor een aantal jaren naar beide API’s. Maar onlangs is API v1 uit WooCommerce verwijderd en heb je -op het moment dat ik dit schrijf- een aparte plugin nodig, de WooCommerce Legacy REST API. Een tweetal klanten van mij werkt op deze manier met SendCloud en zijn hier heel tevreden over. Belangrijk is wel te realiseren, dat volgens de makers van de plugin de ‘Legacy REST API’ ongeschikt is voor ‘high volume’ transacties, oftewel honderden of duizenden bestellingen per uur. Iets waar mijn betreffende klanten alleen maar van kunnen dromen.

Op dit moment is het mij -en ieder ander- onduidelijk wat de toekomstplannen van zowel SendCloud als WooCommerce zijn. Persoonlijk hoop ik, dat SendCloud op een zekere termijn de ‘native API’ van WooCommerce aan zal gaan spreken, zodat de webwinkelier niets extra hoeft te installeren, en ook bedrijven met een hoog volume op een goede afwerking kunnen vertrouwen.

Wanneer ik kijk naar de recensies met betrekking tot de REST-API in de WordPress repository, word ik hier niet echt vrolijk van. Het grootste deel van de recensies is negatief. Aan de positieve kant, dat ‘grootste deel’ is 19 mensen op een totale installbase van 500.000+ mensen die de Legacy REST-API gebruiken.

Het ‘probleem’ met de REST-API is dat het zoiets is als een tandwiel in je versnellingsbak. Zolang het geheel goed functioneert (je versnellingsbak) zal je het tandwiel afzonderlijk niet prijzen. Je zegt er pas wat over, wanneer het tandwiel faalt. En wat je dan zegt, is niet gunstig.

Ten slotte

Tien plugins -ok, 9 1/2- die je kunnen ondersteunen bij de opslag en de verzending van je fysieke winkel producten. Maar misschien heb jij ook wel goede ideeën, waar ik nog niets van af weet. Ken jij een goede plugin in deze categorie, noem hem dan in de commentaren hieronder.

En vergeet niet, het is belangrijk op de hoogte te blijven. Schrijf je dus in voor de nieuwsbrief onder aan deze pagina, en/of ontvang de browser notificaties door op de rode belknop onder aan de pagina te klikken